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Dans cet article, je suis ravie de te présenter Stéphanie, la formatrice au grand coeur. Depuis quelques années et encore plus depuis janvier 2021 avec l’obligation de Qualiopi, les organismes de formation ont vu leur charge administrative augmenter. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’Agnès,la cliente de Stéphanie et moi avons créé la formation assistante d’organismes de formation que tu peux trouver ici. 

Bonjour Stéphanie, tout d’abord MERCI infiniment d’accepter de répondre à mes questions, alors que je sais que tu es débordée. Un jour, tu m’as appelée pour savoir si j’avais une personne à te conseiller, car tu te sentais débordée. J’ai, de suite, pensé à une de mes clientes, qui d’après moi, matchait complètement à ce dont tu avais besoin. 

Cela fait aujourd’hui quelques mois que vous travaillez ensemble. C’est de cette expérience que j’aimerais que nous parlions. 

Mais tout d’abord, peux-tu te présenter pour celles qui ne te connaitraient pas ? 

Je suis Stéphanie Monferran, je suis consultante en image personnelle et formatrice. J’ai créé il y a 10 ans mon agence de conseils en image et depuis 6 ans bientôt 7, mon centre de formation, qui est aujourd’hui éligible CPF et référencé Qualiopi, bientôt RNCP. L’image de soi était importante pour moi, car j’ai travaillé pendant 15 ans dans un institut de cancérologie. Dans la maladie, j’ai vu comment se passait le regard sur soi et le regard des autres, qui était très très dur et très pénible. Cette dégradation du corps de par la perte de cheveux, la perte des cils, la perte de l’image.

Pour les femmes encore plus que pour les hommes était très impactant qui entraine une perte de confiance, d’estime de ne pas s’aimer, cette perte de repère et d’identité. C’était déjà très dur pour les personnes que je ne connaissais pas, mais cela a été encore plus impactant et plus dur quand je l’ai vécu avec ma maman. Je me suis toujours posé la question, moi issue d’un métier du tourisme et des relations humaines, mais dans le sens touristique et commerciale. Je me suis toujours demandé ce que je faisais dans le monde médical et j’ai compris ce jour-là !

Car, j’ai eu 1 an et demi où j’ai pu m’occuper d’elle, à jongler avec les foulards de couleurs, le maquillage, lui redonner le sourire, lui redonner l’envie de… avec tout ce qu’on pouvait faire, aller chercher sa perruque ,appropriée à sa forme de visage, etc. Cela a été très dur pour moi et quand je l’ai perdue, cela a été un tsunami. Et quand j’allais mieux, je me suis dit que ce que je venais de traverser, tellement de personnes le vivent. Et moi j’ai pu me relever et j’ai envie d’aider les personnes à se relever, et à se sentir comme je le sens aujourd’hui. Heureuse de vivre et de se dire qu’on a qu’une vie et qu’il faut oser faire les choses. 

Donc j’ai osé créer mon entreprise.

Alors que ce n’était pas gagné, parce que le conseil en image cela n’était pas très connu, il y a 10/15 ans. Et aujourd’hui, cela devient quelque chose de mode. Mais en fait c’est un vrai métier de l’humain. C’est pas juste se dire je vais faire ce métier, ce n’est pas juste une mode, du développement personnel. C’est un vrai métier de l’humain.

La différence entre relooker et un conseiller en image, un relooker je traduis souvent cela par « sois belle et tais-toi », il ne va pas recenser les besoins, ne va pas discuter, il s’en fout, il va nous mettre la mode sur le dos. Alors qu’un conseiller en image va prendre le temps de discuter, d’échanger, d’être beaucoup à l’écoute pour ensuite pouvoir révéler quelqu’un. Un relookeur va transformer quelqu’un. Un conseiller en image va révéler quelqu’un. Et donc aujourd’hui, j’ai une académie avec près d’une centaine de femmes formées en ligne et en présentiel, et UN garçon !

Je fais du coaching avec les particuliers. Je travaille aussi avec les entreprises, avec les écoles de commerces et de management à Paris et à Lyon pour aider les jeunes à passer des entretiens. Avec Pôle emploi pour aider les jeunes à faire leur photo CV et se présenter aux entretiens. Avec une association pour les femmes en violences conjugales, les femmes en rémission après un cancer avec la ligue contre le cancer. Je travaille aussi avec les séniors en insertion et réinsertion. Je travaille aussi avec d’autres associations avec les maladies invisibles, je suis particulièrement touchée avec ma fille et ces personnes se sentent mal dans leur peau. 

Ton entreprise est en pleine expansion depuis quelque temps déjà. Qu’est-ce qui a fait que tu as passé le cap de te faire accompagner par une assistante ? 

Cela fait 10 ans que j’ai créé mon entreprise et cela fait 3 ans que je sentais que j’étais en train de prendre une pente où cela n’était plus possible. Car, je voulais encore plus développer, mais à un moment, pour plus se développer, la formation c’est très lourd au niveau administratif, j’allais en plus me certifier Qualiopi. Je l’ai passé toute seule, mais c’est là où je me suis rendu compte – au niveau des documents – que je ne pouvais pas être dans l’administratif et sur le terrain. Moi, je suis une créatrice. Je crée des formations, je forme. Donc, je ne peux pas être sur le terrain et au bureau. Je commençais à me noyer et à crouler sous les documents, à me perdre. Déjà, que je ne suis pas très organisée alors là, pour le coup, j’étais encore plus paumée et cela devenait obligatoire, je ne pouvais pas faire autrement.  

Quand tu as décidé de passer à l’action, tu m’as contactée afin de savoir comment cela se passait, et si j’avais quelqu’un à te conseiller.

Est-ce que le fait de devoir chercher quelqu’un et donc ajouter une charge de travail pour toi était un frein à passer à l’action de la délégation plus tôt ? 

Oui ! Grand OUI ! Parce que si, j’avais eu quelqu’un plus tôt, je l’aurais fait tout de suite. Le problème, c’est que j’ai cherché pendant 3 ans, je ne savais pas par quel biais m’y prendre en fait. C’est comme si tu avais la mer, l’océan, et qu’on te demande d’aller récupérer un truc que tu as perdu ! Tu fais, comment ? Tu ne sais pas par quel bout prendre. Et d’un seul coup ! J’ai eu un flash et je t’ai vue. Et je me suis dit « mais Punaise ! Stéphanie !! Mais oui ! C’est elle !! C’est elle qui faut que j’appelle !!! Parce que c’est elle qui a toutes les clés, c’est elle qui pourra m’aider ». Mais effectivement, j’aurais pu y passer beaucoup plus tôt. Ce n’est pas que je ne voulais pas. En plus, j’avais une difficulté. Ce n’était pas juste de l’administratif, moi c’était de la formation. Donc c’était encore pire ! Et quand j’ai commencé à me renseigner et à demander, il n’y en a pas beaucoup des secrétaires qui ont en plus des connaissances en formation ! 

Vous avez tout de suite matché toutes les deux et la prestation a rapidement démarré après notre échange. Quelles étaient tes exigences par rapport à la personne qui allait t’accompagner ? 

Moi, mes exigences premières c’était qu’elle se cale à mes valeurs. C’était ma priorité, le travail c’est une chose, mais les valeurs c’en est une qui est encore plus importante. C’est-à-dire que je voulais que la personne soit humaine, qu’elle soit bienveillante, qu’elle soit compréhensive. Parce que j’ai des problèmes perso, et donc à un moment donné, si on me demande des choses et que je ne peux pas. J’ai besoin d’être transparente. Qu’il y ait une transparence et une honnêteté. C’était mes exigences, je dirais. Tu vois, je ne parle même pas de boulot, c’est pour te dire. Après du moment où il y a du respect du travail et de la personne, cela coule tout seul. 

Peux-tu nous dire quelles tâches effectue ton assistante et quel volume de travail cela représente environ ? 

Elle gère tout ce qui est devis, factures au niveau de mon centre de formation et au niveau du coaching, et c’est énorme. Dans la formation elle travaille aussi avec les OPCO, pôle emploi et donc avec mon comptable, puisque j’ai une plateforme avec ma compta et elle gère tout, elle dépose les factures et les devis sur la plateforme. J’espère que je n’oublie rien. Aujourd’hui, je ne peux plus me passer d’elle ! Je ne sais pas comment expliquer, c’est mon bras droit, je ne sais pas comment je ferais si elle n’était pas là. Et c’est vrai qu’on a de suite sympathisé, on a de suite été transparentes et honnêtes sur notre vie perso.

Il y a donc beaucoup de respect mutuel et cela je trouve que c’est très important et on a réussi à ce que cela soit assez fluide. Alors au début, il y a eu des moments où on n’arrivait pas à se caler, mais c’est normal. Mais encore une fois tout était respectueux et c’est normal au début et c’est un métier un peu particulier et il faut le connaître. Elle a proposé qu’on se voie en vrai. Elle est venue 2 fois et je lui ai proposé de bénéficier d’un conseil en image pour qu’elle puisse comprendre comment je travaillais, c’est très important pour moi. Car c’est bien de donner des responsabilités à quelqu’un et de lui donner des tâches, mais quand elle est en immersion dans ce qu’elle fait, elle peut encore mieux comprendre ce qui se passe. Et pour moi c’était plus qu’important. 

Peux-tu nous dire comment tu te sens, aujourd’hui, qu’est-ce qui a changé depuis que tu as ton assistante ? Ce que cela t’apporte ? 

Cela m’apporte une sérénité, une zénitude, cela me rassure. Cela me rassure beaucoup, vraiment. C’est-à-dire que si aujourd’hui, on me demande un document, que cela soit par rapport aux impôts, au comptable, à Qualiopi, je me repose énormément sur elle. Je sais qu’elle est là. Je sais qu’elle est hyper organisée ce que je ne suis pas. Et je sais qu’elle retrouvera ses petits partout où elle ira alors que moi il m’aurait fallu 15 ans pour retrouver un document. Donc chacun son métier, c’est vrai, mais voilà ce que cela m’apporte. Je me sens beaucoup plus légère, beaucoup moins stressée et dieu sait que j’ai encore à développer. Et comme je lui ai dit, j’espère qu’elle ne me lâchera jamais parce que pour moi, cela vaut de l’or, ce que j’ai trouvé. 

Peux-tu nous dire, d’après toi, quelles sont les qualités indispensables qu’une assistante doit avoir ? 

Je l’ai dit, je crois dans une question précédente. C’est la même chose, la bienveillance, du non-jugement, d’être respectueux de l’honnêteté de la transparence. Voilà ! Ça, c’est la base. Et de l’organisationnel après quand on rentre vraiment dans le métier. Mais bon je me dis que si elles font ce métier, c’est qu’elles sont organisées sinon, cela ne serait pas possible. C’est pour cela que pour moi cela coulait de source. 

As-tu un conseil à donner à nos futures secrétaires, ou un petit mot pour ton assistante qui va lire ce Mag 😊

Alors un petit conseil à nos futurs secrétaires, alors c’est déjà de trouver quelqu’un avec qui vous avez envie de travailler qui respecte vos valeurs. C’est le premier conseil que j’aurais. C’est-à-dire que quand on se met à son compte – c’est ce que vous avez décidé de faire en vous lançant en tant que secrétaire indépendante – c’est de pouvoir allier vie personnelle et vie professionnelle et aussi de faire des choses qui vous font plaisir et où vous vous sentez bien. De se lever le matin et être bien. Et bien là quelque part, c’est la même chose, allez travailler, allez chercher des clients qui correspondent à vos valeurs et qui sont en adéquation avec votre philosophie de vie. Pour moi, c’est le conseil à donner. Et cela sera un échange super. 

Agnès, qui va lire ce Mag qu’est-ce que j’ai à lui dire : Eh bien elle est mon soleil, et qu’heureusement qu’elle est là, car elle me permet de pouvoir dormir tranquille le soir quand je me couche parce qu’elle m’enlève tout ce côté administratif, qui était pour moi une contrainte et une horreur, puisque je déteste l’administratif. C’était une horreur et je déteste cela. Et je me demandais si j’arriverais à trouver quelqu’un qui arriverait à s’accorder à ma façon de travailler, car comme je ne suis pas du tout organisée, je suis un peu partout en même temps. Elle a réussi malgré tout à me recadrer un peu. Donc il fallait qu’elle réussisse à se caler à moi et je pense qu’on a trouvé un bon terrain, d’entente déjà c’est sûr, mais un bon terrain de pratique je dirais. Et cela a matché dès le départ et je la remercie encore. Et je te remercie encore aussi Stéphanie. Et je trouve que ce que tu fais c’est génial. 

Encore merci de tes réponses. Et j’en profite pour te féliciter pour ton beau parcours très inspirant ! 

Vous pouvez retrouver Stéphanie par ici. 

 

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Stéphanie, la formatrice au grand coeur