S’organiser avec Trello quand on est assistante indépendante

Comme vous avez pu le lire dans lun précédent article, je commence une petite série d’outils d’organisation. Parce qu’il me semble que cela fait partie intégrante de notre métier. 

Tout d’abord, je tiens à rappeler, et je le ferai patiemment pour chacun des outils, que vous devez choisir vos outils en fonction de vous et non pas des autres. Il y a des phénomènes de mode, des incitations d’autres entrepreneurs, mais pour votre propre outil, je vous demande de le choisir en fonction de vous. 

Je commence cette série par l’outil Trello, car il est le plus simple.

C’est souvent avec lui qu’on commence.

Trello c’est la simplicité. Il est facile à prendre en mains, facile au niveau de l’organisation, facile au niveau des options ce qui le rend hyper puissant finalement. Car la simplicité est souvent la meilleure solution. 

J’ai utilisé Trello jusqu’à cette année, où je suis passé sur Clickup, donc je vous parlerais le mois prochain. 

J’ai ADORÉ utiliser Trello, et j’ai souvent joué à “Je t’aime moi non plus avec cet outil”. J’ai testé tous les autres, pour finalement toujours y revenir ! Mais pourquoi l’avoir quitté du coup ? Parce que j’ai désormais une équipe et que me façon de travailler ne correspondait plus à cet outil et que si je voulais l’exploiter au mieux, il m’aurait coûté une blinde. Mais jusqu’à ce que nous soyons 3 personnes dans l’équipe, il était vraiment top ! 

J’ai créé toutes mes formations sur Trello, tous mes process étaient implémentés dedans (RIP mes process, je dois tous les repenser !). 

Ici, je ne vais pas te montrer comment fonctionne l’outil, j’ai réalisé une vidéo formation gratuite sur cet outil je te mets le lien ici. 

👉 Formation COMPLETE et GRATUITE : COMMENT utiliser #TRELLO

Par contre, j’ai envie de t’expliquer comment je l’utilisais et surtout pourquoi je l’utilisais. 

Mon but était d’avoir tout dans un même outil. J’avais Trello partout, y compris sur mon téléphone. Je pouvais donc travailler dans la salle d’attente du médecin, dans la voiture quand mon chéri conduisait, directement via mon téléphone. LE TOP ! 

Depuis le début de mon activité, je dis que le cerveau ne doit pas servir à stocker, mais à réfléchir. Par contre, il faut un système fiable, c’est à dire où tu vas retrouver tes petits facilement et sur lequel tu peux compter. 

J’ai testé les autres outils et ils sont plus compliqués, donc je n’y arrive pas. Mon cerveau Bug ! Aujourd’hui, c’est Émilie, mon OBM qui va me créer la structure de mon Clickup, parce que moi, je n’y arrive pas. Je n’arrive pas à structurer mes pensées dans les autres outils. Trello, c’est simple, donc j’ai pas à réfléchir à une structure, donc cela me convenait très bien. 

Alors qu’y a-t-il dans mon Trello ?? On remonte 6 mois en arrière quand je l’utilisais encore et je te fais un point sur l’outil. 

Déjà j’ai 7 espaces de travail. Je les ai nommés avec une lettre en premier afin de les classer automatiquement. 

L’opérationnel, c’est toute ma structure organisationnelle. 

Dans cet espace j’ai 6 tableaux. 

Un tableau pour mes process, c’était un tableau assez récent que j’avais trouvé sur le net et il était top pour m’aider à mettre en place la structure. 

Dans ce tableau, il y avait la liste de mes process, ce que je devais faire et aussi toutes mes formations achetées étaient répertoriées avec les liens. 

Le Biz Dashboard c’est ma bible d’entreprise. Tout ce qui est relatif à mon entreprise est dans ce tableau. Je cherche un lien, il est là, je cherche mon code couleur, il est là, je cherche mon pitch, il est là… tout est là en fait ! Quel confort de ne rien chercher ! 

Le suivi de mes clients était un tableau très simple, il y avait que quelques listes, en cours de formation, en attente, formations terminées, etc. Je basculais les cartes d’une liste à l’autre en fonction de la situation de ma cliente. 

Le tableau projet 1 était un tableau où je notais toutes mes idées concernant mon projet de gîte. 

Le tableau productivity planner était un tableau pour me permettre de découper mes objectifs en plus petits et il me servait à planifier ma semaine. 

Me développer était un tableau où je notais ce qui me servait pour mon développement personnel. Mes blocages à faire sauter, les liens de mes méditations favorites, etc. 

L’espace de travail contenu était dédié à la production de mon contenu. Il y avait un tableau général avec TOUT le contenu que je devais créer. Il y a avait plein de listes qui correspondaient aux étapes de la création de mon contenu. 

Ensuite, il y avait un tableau par média, afin d’archiver le contenu par média. En gros, j’avais besoin d’une visibilité globale de tous mes réseaux via un calendrier, ce qui était possible avec ce master calendrier, et une fois les éléments publiés, Ils rejoignent leur propre tableau afin d’alléger le master calendar. 

L’espace de travail formations comme son nom l’indique était l’espace où je créais mes formations. Là très simple, un tableau par formation, une liste par module, une carte par éléments. 

Je te montre la future formation assistante d’OF, comme cela, tu verras déjà le programme. Ensuite, je créais toute la formation sur Trello et je basculais soit dans Canva pour les PDF, soit cela me servait de script pour les vidéos. 

Voilà ce que cela donne finalisé, avec l’extension secrétaire qui est dans la formation “deviens une secrétaire indépendante épanouie”. (Tu peux voir que la formation est très riche ^^) cela ce n’est qu’une extension 😉 

L’espace D est un espace dédié à mon client. Cet espace contient le dashboard de mon client, et un tableau sur les tâches à faire par lui et par moi. 

En vrai l’espace organisation n’existe pas, c’était juste un test et une transition pour le passage à Clickup. 

Et enfin, les tableaux archivés et mes modèles de tableaux. 

Les tableaux archivés c’étaient les formations terminées par exemple ou les évènements passés. 

Les modèles, ben ce sont les modèles des tableaux que j’utilisais le plus souvent, ateliers, formations, etc.

Comme tu peux le voir, dans trello tout est possible, il y a plein de modèle que tu peux télécharger, tu peux trouver des exemples sur le net, voire des formations où tu as un partage de tableau. 

Je te conseille de commencer par Trello, si tu n’as pas encore de logiciel d’organisation, si tu es seule et si tu veux juste avoir un espace fiable pour t’organiser. 

C’est vraiment mon outil chouchou et je pense qu’il le restera bien longtemps !