Secrétaire indépendante veille à ton environnement

Dans cet article “Secrétaire indépendante veille à ton environnement”, j’avais envie de profiter de ce Mag’ et du fait que j’ai la parole pour m’exprimer sur deux sujets qui me tiennent à cœur : Ton environnement de travail et les informations que tu absorbes. 

Je vais commencer par ton environnement de travail. 

J’appelle “environnement” les personnes qui gravitent autour de toi.

Il est évident que je ne te parle pas de ton cercle familial – bien qu’il joue un rôle important – Je te parle des personnes que tu vas suivre sur les réseaux sociaux, des personnes que tu choisis pour t’inspirer, et plus généralement de ton fil d’actualité Facebook par exemple. 

Saches que tu as le choix, tu peux décider de voir ou ne pas voir certaines choses.

Tu peux décider de te connecter ou non avec certaines personnes. tu peux donc décider d’avoir un fil d’actualité Facebook anxiogène ou d’avoir un fil d’actualité Facebook positif inspirant. Il m’est souvent arrivé de “masquer” certaines publications, parce que je n’avais pas envie de voir telle ou telle chose, même si j’appréciais la personne. 

De la même façon, tu peux commencer ta journée avec une méditation pour te recentrer sur toi-même, des gratitudes pour apprécier ce que tu as ou tu peux choisir de partir à 100 à l’heure d’être stressée, râler sur tout, etc. 

Ce billet n’a pas pour vocation de te culpabiliser bien au contraire. Mais juste ouvrir le champ des possibles et te dire que tu as le choix.

Je vais donc également te parler des groupes Facebook que tu choisis d’intégrer. C’est OK de vouloir prendre des informations, c’est OK d’écouter les autres. Par contre, ce n’est pas OK de te sentir coupable, de te sentir diminuer, ou de penser que tu n’es pas” normal” (par exemple) à cause des retours des autres.

Chacun y va de son avis, chacun y va de son commentaire et ce qui part d’un élan positif, peut vite devenir négatif. Je prends l’exemple flagrant de la prospection. Dans les groupes, tout le monde va venir te dire que c’est cette méthode qu’il faut, que c’est cette méthode qui est la plus adaptée aux secrétaires indépendantes, que c’est cette méthode qui lui fait avoir des clients etc. etc. Finalement tu vas te retrouver avec des tonnes de piste différences – ce qui pourrait être positif – sauf que ces pistes ne sont pas forcément adaptées à toi, à ton offre, à ta cible. Ce qui fonctionne pour une, ne fonctionne peut-être pas pour toi.

Là où je veux en venir, c’est qu’il est de ta responsabilité de prendre les éléments dont tu as besoin pour progresser.

Tu dois prendre le positif, prendre tous les encouragements, la motivation qui t’es offerte, par contre laisse tout ce qui peut te freiner. 

Si j’ai décidé de faire ce billet aujourd’hui, c’est parce que j’ai moi-même été freinée à cause du jugement que je ressentais. Et j’emploie volontairement le verbe “ressentir” parce que je ne suis pas sûr que c’était la volonté de la personne de me juger. Par contre, l’interprétation que j’en avais faite était plutôt un jugement négatif. Pour finir, j’ai carrément cessé de publier sur les réseaux sociaux, de partager, de proposer mes services, parce que j’avais peur des commentaires. Chacune y allait de son commentaire, de ses réflexions.  En bonne hypersensible que je suis, tout cela m’affectait énormément.

C’est pour ça aujourd’hui que je souhaite t’en parler parce que je ne veux pas que cela t’affecte de la même façon que ça m’a affecté. Va dans les groupes, va poser tes questions, oses t’exprimer, MAIS ne prend que le positif qui ressortira de tout ça.

J’enchaîne directement sur le deuxième sujet rapport groupe, attention à ce que les autres te disent. Attention aux sources. 

J’ai vu passer trop d’informations incomplètes, voire erronées de personnes pourtant “respectées” dans les groupes.

Nous aborderons dans les prochains Mag’ 2 gros sujets : le salariat déguisé et la facturation sur Excel. Histoire de rétablir un peu de vérité sur ces deux points. 

Cependant le sujet du jour, et de t’inciter à aller vérifier tes sources. En tant que secrétaire indépendante j’estime, c’est mon avis, que tu dois t’informer, de certaines choses inhérentes à notre métier.  Évidemment tu ne peux pas tout connaître mais ça c’est OK, par contre tu dois connaître les sites ressources. Exemple le site service-public pour tout ce qui est relatif à la facturation doit être ta bible. Attention aux sites à but marketing. Par exemple, il est évident que Henrii, le logiciel de facturation, va faire un article pour te dire que la facturation sur Excel est interdite. Cela incite à utiliser ce logiciel. Mais est-ce la vérité, tu le sauras en lisant un des prochains Mag’.

Si tu dois faire confiance à quelqu’un, regarde les sources de la personne. Il ne faut pas que la réponse arrange la personne.

Je te donne un autre exemple: je suis convaincue à 1000 % qu’une secrétaire indépendante ne doit pas faire ses factures sur Excel. Rien à voir avec “la légalité”. Mais pour moi c’est une “évidence” un logiciel de facturation va t’éviter de faire des erreurs inhérentes à la facturation sur Excel. Oubli de changer la date, oubli changer de numéro, oubli de changer quelque chose. C’est tellement vite arrivé de se tromper sur une facture Excel que pour moi le logiciel de facturation c’est une évidence. Parce que personne est infaillible, que l’erreur est humaine, mais que je ne souhaite pas que mon erreur, entraîne un redressement fiscal auprès de mon client par exemple. Ce serait un raccourci malhonnête de dire “La facturation Excel est interdite”.  C’est tellement plus compliqué que cela ! Sais-tu déjà à quel moment une facture est obligatoire, la différence entre une note et une facture ? Il y a tellement de spécificités, c’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles, je ne réponds jamais à ces questions dans les groupes ! Pour ne pas t’induire en erreur, en faisant des raccourcis. 

Même si nous sommes bien d’accord, le choix : logiciel de facturation Vs facture sur Excel, reste le choix de ton client et pas le tien. 

Mon travail, en tant que secrétaire indépendante, est de lui expliquer la réalité, de lui donner les risques, et de le laisser faire son choix mais pour ça, je dois avoir les bonnes informations. Je dois avoir les bonnes sources.  Encore une fois ce n’est pas à toi de tout savoir. Tu dois te reposer sur les personnes ressources gravitant autour de ton client, comptable, juriste etc. Mais ton travail – d’après moi-  est d’aller chercher la bonne information auprès de la bonne personne. Pas dans un groupe Facebook, où tu ne peux pas être convaincue de la fiabilité de l’information. Attention, majoritairement, les informations dans les groupes sont fiables, ce que je veux dire, c’est que si tu as une doute (exemple, avec la facturation excel où il y a une petite guéguerre dans les groupes, va chercher l’information plus haut). Ose demander au comptable de ton client, à son avocat, juriste s’il en a. 

Encore une fois, ce billet n’a pas pour vocation de te culpabiliser, ou de dire que tout ce qui est dans les groupes c’est de la crotte. Mais même si j’estime qu’on peut faire notre travail dans le fun, la bienveillance, et l’humour, il m’en reste que nous devons rester professionnelles. Et j’avais vraiment envie de faire cette petite piqûre de rappel.

N’hésite pas à toujours demander les sources des informations que tu reçois.

En plus de ne pas t’induire en erreur, tu peux te reposer sur une information fiable, tu seras donc rassurée.  

Voilà, j’aime un peu moins le ton de ce billet, mais il me semblait important d’en parler. Ce qu’il faut en retenir c’est 

1- NE TE LAISSE PAS DÉMONTER par les autres.

2- Va chercher tes propres sources si tu doutes sur un sujet. 

Pour finir, voici quelques sites ressources que tu peux utiliser pour aller vérifier les informations, si tu n’es pas sûre de toi. 

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises, pour tout ce qui a trait à la facturation, la TVA, etc. 

https://www.economie.gouv.fr/daj, pour tout ce qui a trait aux marchés publics. 

https://www.cnil.fr/ pour les questions de RGPD

Sans oublier, ma copine Fanny de ABC Juris, qui vulgarise les sujets juridiques. Tu trouveras les liens de sa chaîne dans sa rubrique.