Eh voilà ! Nous sommes à nouveau confinés ! Nous sommes reparties pour une période de doutes, d’anxiété et de questionnements.

Le confinement pour une secrétaire indépendante, c’est une chance et un problème en même temps. En effet, si nos clients sont arrêtés, notre activité s’arrête. Mais il ne faut pas oublier que beaucoup de clients continuent, les entreprises cherchent à se développer malgré la crise, comme vous devez le faire également. Certaines ont adapté leur activité, c’est ce que vous devez peut-être faire également. Mais dans tous les cas, on ne reste pas à se morfondre. Ce n’est pas ça gérer une entreprise ! C’est aller de l’avant !

Alors oui, on a le droit d’avoir un coup de massue, c’est pourquoi mon article sort aujourd’hui et non pas au premier jour du confinement, j’ai pris le temps d’assimiler, et donc vous avez aussi pris le temps d’assimiler. Maintenant, on se relève et on avance 🙂

Aujourd’hui, j’ai envie de vous aider à passer ce cap et de mettre toutes les chances de votre côté afin d’utiliser ce confinement pour développer votre activité de secrétaire indépendante. Vous êtes prêtes, voici 5 activités à faire pendant le confinement.

1 Je retravaille mon offre !

Alors, oui ! Je sais… c’est ce qui revient tout le temps ! Mais je pense que c’est l’occasion idéale pour faire un point. Votre offre, c’est la BASE ! Si vous avez du mal à prospecter, à trouver des clients, à assumer vos prix, c’est que votre offre n’est pas claire ou que vous n’êtes pas à l’aise avec ça.

80% (voire plus) des filles que je vois en café virtuel me disent « Non, moi l’offre c’est ok » et quand on arrive en café virtuel et qu’on creuse… ben non ! C’est pas si OK que cela. Mais je ne vais pas entrer dans les détails plus que cela ici, c’est pas le sujet, et je n’aurais pas assez d’un article pour vous faire travailler votre offre. Dans la formation c’est toute une étape et un pdf de 69 pages rien que pour l’offre, donc vous imaginez bien que je ne peux pas rentrer dans les détails ici.

Par contre, je vous invite à répondre à ces questions, afin de vérifier si vous êtes en phase avec votre activité.

• Est-ce que mes clients actuels me conviennent ? C’est-à-dire est-ce que je prends plaisir à travailler avec eux, est-ce qu’ils me respectent, est-ce qu’ils me paient dans les temps, etc.
• Est-ce que la situation actuelle me convient ? C’est-à-dire est-ce que le fonctionnement de mon entreprise me convient, (exemple, je ne suis qu’en télétravail, est-ce que je voudrais aller sur site, ou vice versa ?)
• Est-ce que je prends du plaisir à ce que je fais ? Oui, on parle bien de plaisir. Moi, j’adore ce que je fais, je me suis toujours éclatée dans mon activité depuis 2012. Quand j’en ai eu marre du secrétariat, j’ai changé, une première fois puis encore une autre fois… jusqu’à m’éclater à nouveau. C’est challengeant, ça fait peur, mais tellement puissant !
• Est-ce qu’il n’y a pas une partie de mon activité que je préfère ? Avec le recul, c’est peut-être la gestion des réseaux sociaux qui vous anime, ou au contraire la gestion des finances ou les appels d’offres ? C’est essentiel de se poser la question.

Quand j’ai prospecté pour mon activité en 2012, j’ai prospecté localement, j’ai eu que des clients sur site. J’aimais cela, c’était cool, une fois rentrée chez moi, plus rien à penser. Puis, j’ai perdu 2 clients sur 3 ! Là, je me suis posé la question : « qu’est-ce que je veux faire finalement ?». Puis, j’avais déjà en tête d’acheter un gîte avec mon chéri, alors je me suis dit qu’il valait mieux axer sur le télétravail. Le même mois, j’ai eu 2 nouveaux clients, en télétravail cette fois-ci. Je ne les ai jamais vus. Si je vous raconte cela c’est parce que tout est possible, mais encore faut-il le savoir, le vouloir et faire les bonnes actions. C’est souvent là qu’il y a un problème avec l’offre. Souvent les filles vont faire des actions de prospection sans avoir VRAIMENT réfléchi à ce que cela implique.

Donc bossez sur votre offre pendant le confinement pour redémarrer votre activité de secrétaire indépendante sur de bonnes bases !

2 Je mets à jour mon entreprise

Là, encore 80% des secrétaires indépendantes que j’interroge n’ont pas de « bases solides » dans leur entreprise. J’entends par là des process, des profils à jour, etc. (Je fais partie des 80% pour les mises à jour de mes réseaux sociaux, je vais donc profiter du confinement pour le faire pour moi 😉 ) Mais qu’est-ce que cela veut dire : Mettre à jour son entreprise ?

• Créez vos process ! Dans une formation Live mentor, j’ai entendu Alexandre Dana, dire « Tout ce qui doit être fait plus d’une fois, doit être automatisé » « Automatiser » ne veut pas dire « être fait par un robot », « automatiser » veut dire être fait de manière automatique (donc est possiblement à déléguer). En tant que secrétaire indépendante, je pense que vous devriez avoir :
  • Un process de création de devis et de factures
  • Un process d’archivage / classement
  • Un process de gestion des clients
  • Un process de gestion de votre comptabilité
  • Un process pour vos appels d’offres, si vous en faites, etc.

• Automatisez ce qui peut l’être ! Avec un logiciel d’automatisation cette fois. Par exemple, pour partager vos publications facebook sur Instagram, car vous avez juste besoin de visibilité. Créez un Ebook pour récolter des Email (en fonction des situations), etc. Créez des règles dans Gmail pour mieux gérer vos mails, etc.

• Faites le tour de vos profils afin de détecter les erreurs, les mises à jour à faire, les liens morts, etc. En effet, c’est vite fait de changer un lien sur un site internet, et ensuite = erreur 404 pour celui qui va regarder (ça m’arrive tout le temps) du coup, profitez du confinement pour organiser vos liens afin de pouvoir les changer quand vous devez faire une modification. Prenez le temps de revoir vos bio sur vos réseaux sociaux, etc.

• Faite un point compta ! Avez-vous un tableau de trésorerie, un suivi de vos recettes et de vos dépenses. Si cela n’est pas le cas, c’est le moment de mettre tout cela en place ! Pensez aussi revoir votre stratégie d’entreprise si nécessaire. C’est le moment de tout remettre à plat et de vérifier la rentabilité de vos offres, etc.

Et voilà pour la première partie de cet article, j’ai préféré le couper en deux, car sinon il aurait été trop long. Dans la seconde partie, je vous donnerai 3 autres choses à faire quand on est secrétaire indépendante pendant le confinement.

Si vous avez besoin d’un autre cerveau pour toutes ces réflexions je vous prête le mien le temps d’un café virtuel 😉