Secrétaire indépendante depuis 2012, j’ai réalisé beaucoup de missions, j’avais envie de vous partager mes 3 plus belles missions. Mon objectif est de montrer qu’une secrétaire indépendante ne fait pas QUE des factures et des devis 😉

Mission 1 : Gestion des plannings de la Fan Zone de Lille pendant l’Euro 2016 pour une agence de sécurité.

Contexte : J’ai été missionnée par une agence de sécurité lilloise pour les aider à gérer le planning des agents de sécurité lors de l’Euro 2016. C’était un gros chantier, qui nécessitait une très bonne organisation.

Déroulement :

Avant l’Euro 2016 : Il a fallu accréditer les 500 agents de sécurité actifs de l’agence sur le site officiel de l’UEFA et donc montrer patte blanche dans les contextes de sécurité de l’époque. J’ai dû faire parvenir à l’agence une copie de mon casier judiciaire afin qu’on me crée des codes pour accéder au logiciel.

J’ai reçu plus de 500 passeports ou pièces d’identité et photos. J’ai dû vérifier l’ensemble de toutes ces données et créer les accréditations une par une pour ces 500 agents.

Ces derniers devaient tous retirer leurs badges d’accréditation la même journée au stade de Lille. La journée verdict où je saurais si j’avais bien ou mal fait mon travail. Le résultat aurait été catastrophique si les agents n’avaient pas pu récupérer leur badge.

Tout le monde a bien eu son accréditation et pour la première fois mon client m’a appelée pour me féliciter, car il était surpris qu’il n’y ait eu aucun problème. Et parce qu’il pensait que c’était important AUSSI de dire quand cela va bien 🙂

Pendant l’Euro 2016 :

Mon client m’envoyait un planning Excel en me disant il faut XX personnes XX de telle à heure à telle heure, XX personnes YY de telle heure à telle heure, et XX personnes ZZ de telle à heure à telle heure. J’avais un listing avec les noms des personnes ainsi que leur catégorie et je devais envoyer des SMS groupés pour valider leur disponibilité. Ensuite, je devais faire matcher les gens pour avoir le bon nombre de personnes dans chaque catégorie en fonction des heures et confirmer les présences de chacun.

J’avais un nouveau planning chaque jour, il fallait donc faire chaque jour cet exercice.

Il fallait bien sûr gérer les désistements, les maladies, les annulations, les changements de planning, etc.

À la fin de cette grosse mission, j’ai continué à travailler pour ce client pendant environ 1 an. Je m’occupais du recrutement des nouveaux agents.

Je recevais des centaines de mails par jour avec des CV : c’était juste de la folie ! Ensuite, j’appelais chaque personne pour leur faire passer un premier entretien téléphonique. Je calais ensuite les rendez-vous avec les responsables pour la suite du recrutement.

J’ai adoré cette mission, car elle sortait de l’ordinaire, c’était une grosse mission, les personnes de Lille sont super sympas.

J’ai rencontré des déboires lors de cette mission comme des agents qui m’ont appelée à 1h du matin à la sortie de leur match, des problèmes d’accréditation à régler, mais c’était plutôt marrant.

Cette mission s’est terminée, car mon interlocuteur principal est parti, et l’entreprise a embauché une secrétaire à temps plein.

Mission 2 : Assistante de pharmacovigilance

Contexte : ma cliente était seule pour développer son entreprise. Elle a eu besoin d’aide pour toute la partie administrative afin de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. Elle savait que j’étais inexpérimentée sur le sujet, que je ne parlais pas anglais, mais a malgré tout été convaincue de ma facilité d’adaptation. Je l’ai accompagnée pendant près d’un an et demi.

Ma mission consistait à rédiger des SOP (procédures en anglais) et à mettre en place une gestion administrative rigoureuse, car le domaine de la pharmacovigilance est très pointilleux. J’ai dû réviser mon anglais et j’ai appris plein de nouvelles choses.

Déroulement :

Je devais imaginer certaines procédures administratives et de sécurité notamment. Je devais les rédiger en anglais, ensuite ma cliente les corrigeait ou me demandait de les corriger.

Je m’occupais de mettre en page mes procédures ainsi que celles plus techniques rédigées par ma cliente. Je réalisais également les process via un logiciel de diagramme.

À côté de cela je faisais également des scans, du classement, de la recherche. J’ai appris le fonctionnement de la pharmacovigilance. Cette mission a été très riche d’enseignements. Cela a été une mission super enrichissante.

Cette mission s’est terminée, là encore car l’entreprise de cette cliente a pris de l’ampleur et elle a embauché une secrétaire à temps plein. C’est la plus belle fin qui soit, je trouve.

Mission numéro 3 : Transcription audio pour une chercheuse

Contexte : Ma cliente a fait une étude sociologique qui comportait de nombreux entretiens en face à face avec diverses personnes de diverses organisations, qu’elle devait retranscrire.

Déroulement :

Mon travail consistait à transcrire ces entretiens sous un certain format. Sans ponctuation, mais en remplaçant les hésitations, silences, ou autre marque de langage par des signes distincts. J’ai adoré cette mission, déjà parce que j’aimais bien la transcription à petites doses, et que le fait de ne pas ponctuer était encore un exercice supplémentaire très enrichissant.

J’ai dû réaliser entre 10 à 15 entretiens d’une heure. Nous étions une petite équipe et nous prenions des transcriptions au fur et à mesure de leur arrivée. C’était des entretiens dans des salles, donc avec un bon son. Les conditions de la mission en elle-même étaient agréables.

J’ai particulièrement aimé le sujet grâce auquel j’ai appris énormément de choses sur la chasse, les oiseaux et la nature en général. J’ai vu la chasse sous un autre angle; découvert de nombreux points avec des interlocuteurs de plusieurs bords. C’est cela qui a été très enrichissant.

Voilà donc mes 3 missions plus belles missions, mais il y en a eu d’autres que j’ai beaucoup aimées aussi. Finalement, en plus de 8 ans d’activité, je n’ai pas eu énormément de clients, car j’ai eu beaucoup de clients réguliers.

Dans un autre article, je partagerai mes pires missions. Si vous avez besoin d’aide pour développer votre activité, je vous invite à me rejoindre dans mon groupe Facebook où je partage mes conseils pour vous aider à développer votre entreprise ou encore réserver un café virtuel avec moi . Je vous invite également à consulter ma formation à destination des secrétaires indépendantes.

Et vous, quelles sont vos missions préférées ?