Bonjour à tous !

J’ai eu envie de revenir aux bases (oui, j’aime cela les bases) ! Et de faire un point que j’espère le plus complet possible sur « Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? » Cet article s’adresse autant à mes consœurs qui veulent se lancer qu’aux entrepreneurs qui s’interrogent sur ce métier.

1- Pourquoi cette question ?

Parce que je trouve que c’est assez flou comme définition et surtout qu’il y a beaucoup d’appellations différentes, de prestations différentes etc. J’ai eu donc envie de vous apporter mon point de vue et d’essayer de dépatouiller un peu tout ce qu’on lit sur le net, sur le sujet. Attention, tout ceci est mon interprétation, ma vision, je ne prétends pas détenir la vérité. J’espère juste pouvoir apporter un peu de lumière à ceux qui s’interrogent sur le sujet.

2- Quelques définitions

Secrétaire ou assistante indépendante :

Pour moi, il n’y a pas de différence en soi. Le choix du nom doit porter sur ce que le client va rechercher et non sur « l’égo » de la secrétaire. Je m’explique. Certaines pensent que « assistante » c’est « mieux » que « secrétaire ». Qu’une assistante va faire des tâches plus dans l’assistanat (et donc plus assistante personnelle) qu’une secrétaire qui va plus faire des tâches administratives. Je ne suis pas d’accord avec ça et d’après moi, le choix du nom doit dépendre de ce que le client va chercher pour vous trouver ! Donc de votre cible. En effet, certains cherchent une secrétaire d’autres cherchent une assistante. Mais dans leur tête, c’est la même chose. Souvent les artisans cherchent une secrétaire, les professions libérales cherchent des assistantes. J’ai été « assistante personnelle » en m’appelant Secrétaire indépendante…

Télétravail ou sur site :

Cela n’a absolument rien à voir avec l’indépendance ou pas. Une secrétaire salariée peut très bien être en télétravail. Les secrétaires indépendantes peuvent donc soit télétravailler soit se déplacer sur site. Certaines préfèrent télétravailler uniquement, d’autres aller sur site, d’autres encore mixer les deux. Tout est OK.

Assistante virtuelle :

En France, une assistante virtuelle était le petit programme qu’il y avait sur les sites internet (vous savez qui ne savait jamais répondre à votre questions)Au État Unis ou Canada, une assistante virtuelle est une « secrétaire indépendante » ou assistante indépendante. Cette appellation à tendance à arriver en France. Généralement les assistantes virtuelles tété-travaillent principalement et leurs clients sont des entrepreneurs du web.

Online Business Manager (OBM) :

C’est « l’assistante +++ » C’est une personne qui a une place centrale dans l’entreprise. Elle n’intervient pas (normalement) dans la stratégie de l’entreprise, mais peut aider dans les décisions. Son rôle est d’épauler l’entrepreneur, ce qu’on pourrait appeler assistante de direction indépendante. Généralement, elle est autonome et peut gérer une équipe d’assistantes par exemple. Pour la suite de cet article, je vais englober toutes ces appellations en « secrétaire indépendante », afin que cela soit plus lisible.

3- Que fait une secrétaire indépendante

C’est là que cela se complique… Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? Donc ! Elle peut faire tellement de choses pour vous ! Les missions sont tellement larges. Afin de répondre au mieux à cette question, je vous propose de séparer les prestations ponctuelles des prestations régulières. Car, oui ! Vous pouvez faire appel à nous pour une petite mission ou de façon plus régulière… au choix !

Prestations ponctuelles :

Ce sont des missions de temps en temps, voire une seule fois. Vous avez une surcharge de travail, votre assistante est en congés, une grosse mission, un appel d’offre, un dossier de candidature, un salon à organiser, etc. Une secrétaire indépendante peut intervenir pour vous aider sur un point très précis. La secrétaire indépendante établit un devis, réalise la prestation, est payée et voilà ! C’est tout, cela s’arrête là. Il est bien entendu possible (voire conseillé) de la rappeler de temps en temps quand on en ressent le besoin

Prestations régulières :

Un entrepreneur ne peut pas tout faire tout seul ! (Bon, techniquement au début, si, mais il n’a pas intérêt à le faire). Donc jusqu’à ce que vous puissiez/vouliez embaucher une secrétaire, vous pouvez/devez faire appel à une secrétaire indépendante. Vous déterminez les tâches que vous ne voulez/devez/pouvez plus faire et vous estimez le temps que cela vous prend. Une secrétaire indépendante facture soit au forfait (vous savez que cela vous coûte XXX euros par mois) soit au réel (c’est à dire le nombre d’heures exact qu’elle réalise pour vous (Rassurez-vous, vous avez établi un devis avant qu’elle intervienne et vous vous êtes mis d’accord sur un montant maxi))

4- Comment bien la choisir ?

Vous devez être à l’aise avec la personne :

Et cela est valable aussi bien pour le client que pour l’assistante. On a le droit de ne pas plaire à tout le monde. Il y a des assistantes très rigoureuses, d’autres plus cool. Tout est Ok et tout dépend de ce qui est recherché d’un côté comme de l’autre. Il n’y a pas de bonne ou mauvaise façon d’être. Il y a juste la vôtre, soyez vous-même et vous trouverez la personne qui vous convient.

Demandez autour de vous :

Si vous faites partie d’un groupe d’entrepreneurs, il y a de fortes chances qu’une secrétaire indépendante soit dans le groupe. Vous pourrez alors demander aux autres membres des recommandations. Le bouche à oreille est une très bonne façon de trouver votre perle.

Faites un test :

Là encore, j’insiste, c’est valable des deux côtés. Je vous encourage à faire un test de collaboration. Vous pouvez partir sur un mois « d’essai » (Attention, une secrétaire indépendante n’est pas une salariée, cette période est juste pour voir si cela matche entre vous, voir si vous arrivez à vous organiser, etc. Il n’est pas question de tester une assistante tous les mois, juste pour le fun !) Dans tous les cas, d’après moi, l’avantage d’une assistante indépendante est l’indépendance justement, donc si vous vous rendez compte au bout de 6 mois que vous n’avez pas envie de travailler ensemble… mettez fin à la prestation.

5- Quelques précisions sur qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

La saisie comptable est interdite :

En effet, une secrétaire indépendante ne peut pas faire d’imputation des comptes. Donc pas de saisie dans un logiciel de comptabilité. Facturation, oui ! Comptabilité, non ! Mais aujourd’hui, de nombreux logiciels permettent d’éviter cette partie saisie, donc ne vous arrêtez pas à cela.

Une secrétaire indépendante est un prestataire :

J’entends par là, pas salariée ! Il n’y a pas de lien de subordination entre son client et la secrétaire. Le client ne peut donc RIEN imposer (Ni les horaires, ni le tarif, RIEN). Cependant, le client est un « donneur d’ordre » donc il a le droit de demander ce dont il a besoin hein 😉 Il a aussi le droit de dire qu’il « préfère » que la secrétaire vienne sur place tel jour de telle heure à telle heure. Il suffit juste de se mettre d’accord, comme n’importe quelle autre relation prestataire/client.

Une secrétaire indépendante est un prestataire (bis!) :

Donc elle doit être payée, et si possible rapidement ! Il n’y a pas de « Elle n’a pas fait correctement, donc je ne la paie pas » ou « Je n’ai pas reçu de paiement donc je ne paie pas ». Non ! Travail = Paiement. A la limite, demandez une ristourne, mettez-vous d’accord en cas de litige, mais que cela reste raisonnable !

Une secrétaire indépendante (ou votre client en fonction de qui lit) est HUMAIN(E) :

Dingue ! Eh oui, elle a donc le droit de ne pas être en forme, de faire une faute d’orthographe de temps en temps, de décaler les RDV pour XX raison. C’est donc aussi valable pour le client. Il a le droit d’oublier de payer une facture (je ne dis pas de ne pas payer, je dis juste d’oublier et de payer avec quelques jours de retard), de ne pas avoir le temps de vous envoyer le travail dans les temps. Il faut juste que cela reste exceptionnel, et aussi PARLEZ-VOUS et tout se passe généralement bien.

Voilà ! J’espère que cet article « Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? » va vous donner envie de vous lancer ou de faire appel à une secrétaire indépendante pour vous aider !

Vous voulez devenir secrétaire indépendante : je vous accompagne le temps de développer votre activité.

Vous voulez faire appel à une secrétaire indépendante : Je peux vous aider à trouver la bonne personne dans mon réseau ! Lancez-vous, n’hésitez pas à me contacter !