Quels outils maîtriser pour une assistante indépendante

Hello ! 

J’espère que vous allez bien et que je vous retrouve en pleine forme pour ce nouvel article !

Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler des outils importants à maîtriser” pour une assistante indépendante. Je mets “maîtriser” entre guillemets, car il ne s’agit pas de tout maîtriser, justement.

Dans cet article, je vais vous présenter les 5 types d’outils qui sont importants à connaître, car ils sont indispensables à votre activité. Cependant, je pense qu’il ne faut pas connaître parfaitement plein d’outils, mais en maîtriser un, et savoir comment ils fonctionnent de manière générale, afin de pouvoir travailler avec ceux que vos clients auront choisis. Parce que oui, en tant qu’assistante indépendante, nous pouvons être confrontées à 2 situations. Soit votre client n’a pas d’outils, et là, vous pouvez lui proposer celui que vous maîtrisez le mieux, soit votre client a déjà un outil avec lequel cela fonctionne bien et là vous devez vous adapter.

Voici donc 5 types d’outils qui me paraissent importants à connaître. 

Outil n°1 : Gestion de projet en ligne

Que cela soit pour vous organiser ou pour organiser votre collaboration avec vos clients, je pense qu’un outil de gestion de projet est important. Un outil de gestion de projet peut vous servir en cas de projet complexe, mais aussi pour vous organiser au quotidien. En fonction de l’activité que vous avez choisie, vous aurez besoin d’un logiciel plus ou moins complet. 

Cet outil peut vous servir à : 

• Savoir ce que vous avez à faire et quand. 
• Savoir qui fait quoi et où en sont les tâches à faire. 
• Un time tracker peut être intégré à l’outil que vous avez choisi. 
• Vous pouvez / devez vous servir de cet outil comme base de données d’informations, également. Vous pouvez avoir la liste de vos process, vos liens. 
• Votre dashboard, c’est-à-dire avoir toutes les informations de votre entreprise à un endroit. Tous vos process et modèles, les informations de votre branding, les liens utiles etc. 
• Les informations de vos clients, contrats, process, temps de travail etc. 

Voici quelques outils que vous pouvez utiliser : 

• Trello, c’est mon chouchou, celui que j’utilise depuis des années. Il est super simple, pratique et me suffit largement pour ce dont j’ai besoin. Chez moi, Trello est couplé avec Todoist, car je n’aime pas avoir les dates ou rappel dans Trello. Trello me sert uniquement à poser les choses. J’ai plein de tableaux, chacun à ses fonctionnalités.
• Asana, c’est mon autre préféré après Trello. Il est super complet, beaucoup plus que Trello, mais aussi assez simple d’utilisation. C’est le plus puissant dans sa version gratuite à mon avis. Il y a aussi un outil de communication et collaboration intégré. Si vous devez opter pour Asana, utilisez-le avec une adresse mail professionnelle, si vous en avez une, car cela vous permettra d’avoir la version avec des équipes, ce qui peut être intéressant si vous devez travailler avec des clients. 
• Notion est un des outils les plus utilisés dans le monde du business en ligne. Il est effectivement super-puissant et permet de faire beaucoup de choses. Il est un peu plus complexe que les autres, et cela est notamment dû au fait qu’au départ, c’est une page blanche et qu’il faut tout créer. Ce qui peut être un super avantage, car vous créez l’outil qui vous convient, peut vite devenir  un inconvénient, si vous avez besoin d’être cadrée. Et attention à l’utilisation des templates des autres, qui peuvent ne pas vous correspondre. 
• Enfin, Clickup ressemble beaucoup à Asana. Je l’ai également beaucoup utilisé, et j’ai beaucoup aimé. Il faut vite passer à la version payante pour avoir plus de fonctionnalités, mais c’est un super outil, particulièrement grâce à ses automatisations, qui permettent de gagner un temps fou. Il est vraiment super pour la mise en place de process. 

Attention, à ne pas succomber à l’appel de l’objet brillant. C’est-à-dire vouloir tester le dernier outil à la mode, ou utiliser un outil parce qu’il est le chouchou de la blogosphère. Perso, Trello est le seul outil que je puisse garder longtemps, car il est simple. J’ai testé tous les autres outils et je reviens toujours au même. C’est mon outil, aujourd’hui, je n’en changerai plus. À moins d’une grosse mise à jour qui ne me plaise pas ^^

Outil n°2 : Gestion de documents

La gestion de projets, le partage de documents dans Trello ou Asana c’est bien, mais il vous faut également un outil pour stocker vos fichiers et éventuellement ceux de vos clients. 

Précision, si vous devez stocker des documents pour vos clients dans un cloud, le cloud doit appartenir à votre client. Ce n’est pas à vous d’avoir la propriété des documents de votre client. Pensez toujours à la fin de mission. Même si cela n’est pas marrant, cela arrive et ce n’est pas sain de penser que vous allez garder un client pour toujours. Et ce n’est pas sain non plus que votre client vous confie ses documents, d’ailleurs. Ce qui veut dire que si vous devez utiliser un drive et que votre client n’en a pas. Vous créez un drive avec l’adresse de votre client, et s’il n’en a pas, vous en créez une. 

Vous pouvez créer l’arborescence du client, vous pouvez organiser les documents. Si cela vous parait compliqué, il y a une formation “optimiser le classement électronique” dans la formation “les outils indispensables à une assistante indépendante’” ainsi qu’une présentation des principaux outils cités ici.

Il est super important de bien faire attention au RGPD en fonction des documents que vous pouvez stocker. 

Les outils de gestion de document que vous pouvez/devez connaître sont principalement : 

• Le DD de votre ordinateur. Là, vous êtes seules à avoir accès à ces documents. Je vous conseille d’avoir une sauvegarde sur un disque dur, afin de sécuriser vos données. 
• Les outils de stockage “hors ligne”, tels que les disques dur ou clés USB. Perso, j’utilise “encore une clé USB” avec ma cliente principale. En effet, nous avons un process de travail un peu particulier et ce support est le mieux adapté à nos besoins. 
• Les Clouds. Onedrive, Google Drive ou Dropbox sont les plus connus. Ils fonctionnent à peu près tous sur le même principe et vous pouvez/devez décider du partage adapté à la situation. Vous pouvez partager en lecture seule, avec modifications possibles, ou changer le propriétaire du document. Attention à bien définir les règles d’utilisation des Clouds dans votre process onboarding avec votre client (Nommage, modification, partage, etc) 
• Le NAS. C’est l’outil le plus sécure. Si vous ne connaissez pas, vous pouvez voir cet article qui explique le fonctionnement. Le NAS a l’avantage qu’il vous appartient contrairement au cloud. Attention, dans tous les cas, vous ne devez pas vous servir de VOTRE NAS pour héberger les données de vos clients. Il peut servir d’espace de partage, mais pas de stockage. Pensez à la fin de la collaboration et surtout à la responsabilité. 

Outil n°3 : Communication et collaboration

La majorité des outils de gestion de projet offre un espace de communication et de collaboration. C’est le cas de Asana par exemple qui est super pour cela. Cependant, il peut être important de discuter en équipe de sujets qui ne sont pas forcément des projets, ou juste papoter entre la Team. Aussi, des réunions sont souvent indispensables quand on travaille en équipe. 

Là encore, il est important de bien définir les outils dont vous avez besoin et leur coût. Souvent, en tant qu’assistante, votre client aura déjà un ou plusieurs outils de communication et collaboration. 

Ce que vous pouvez être amenées à faire avec ces outils de communication et collaboration : 

• Créer des réunions
• Animer le chat ou répondre aux questions fréquentes
• Enregistrer les replays, voire les diffuser. 
• Créer des groupes de travail dans des outils tels que discord ou Slack
• Animer une communauté sur Discord ou Slack si votre client en a une. 

Voici quelques outils de communication et de collaboration. 

• Les outils de collaboration pour les échanges de groupe et la gestion d’équipe / projets, ou la communication
• Slack est beaucoup utilisé dans le business en ligne. Il s’agit d’un espace où sont créées des discussions classées par sujet. 
• Discord, qui était à la base un serveur utilisé dans le monde du Gaming est devenu un outil de business. 
• Telegram. On appelle boucle Telegram un espace dédié à un sujet. Les boucles Telegram peuvent être privées et servir de communauté pour une offre ou servir de canal de promotion. En effet, certaines boucles ont une communication uniquement descendante. 
• Voxer, qui ressemble beaucoup à Telegram mais est très axé sur la voix. 

• Les outils de visioconférence. 
• Il y a généralement un outil de visio dans chaque suite de bureautique. Google App a meet, Microsoft a Teams. 
• Zoom est un outil qui permet de créer des visios en One To One de moins de 45 minutes gratuitement et jusqu’à 100 personnes dans sa première version payante. 
• Webex est un des plus anciens outils de visio et est toujours utilisé dans les grands groupes. 
• Il y a plein de petits outils qui offrent des solutions plus ou moins complètes et qui vous permettent de faire des visios.

Je vous conseille de bien étudier vos besoins. Si vous devez faire une conférence en ligne et que vous n’avez pas d’outil, prenez un mois sur Zoom cela vous coûtera moins de 17 euros et vous serez tranquille. Si vous avez Google Workspace, préférez Meet, etc. 

Personnellement, j’utilise Zoom, car c’est celui qui a – jusqu’à présent – la meilleure bande passante et me permet de faire des visios correctement. Comme pour tous les outils, faites une analyse de vos besoins avant de vous focaliser sur un outil. 

Outil n°4 : Facturation et comptabilité

Ce qui caractérise une entreprise, c’est le fait de facturer 🙂 Sans quoi, pas de rentrée d’argent. Aussi, tu dois te trouver un outil de facturation. J’ai créé une formation “Facturation de A à Z” dans laquelle tu trouveras toutes les informations sur la facturation 

Cependant, je peux te dire que cet outil doit encore une fois TE correspondre. En effet, 50% des entrepreneurs vont choisir Henrri, car il est simple, etc, mais il y en a beaucoup d’autres. Certaines de mes clients souhaitent pouvoir personnaliser un maximum, d’autres vont avoir des besoins particuliers lors de leurs prestations. Donc avant de choisir ton outil, je te conseille de : 

• Faire une liste de tes besoins actuels. Qu’est-ce qui est important pour toi. Pouvoir personnaliser, que l’outil soit complet, qu’il soit compatible avec le passage à la TVA, qu’il soit “écoresponsable”, que sais-je encore ?
• Ensuite teste plusieurs outils, ils offrent tous une version d’essai, profite en. Cela te permettra également de te faire la main sur les outils surtout si tu débutes dans le métier. C’est ce que j’ai fait, personnellement, pour appréhender la prestation facturation. Le fait de tester plein d’outils m’a fait prendre conscience que le mécanisme était pratiquement toujours le même et cela m’a permis de gagner en confiance. 

Voici quelques outils que tu peux rencontrer via tes clients ou que tu peux utiliser pour toi-même : 

• Henrri, que j’ai cité plus haut, est très populaire sur la toile. 
• Freebe est très populaire également. 
• Il y a plein d’autres outils tels que facture.net, facturationpro (celui que j’utilise), needme, etc. 

Là encore, même chose que pour les logiciels de stockage, ce n’est pas à toi d’avoir la main sur le logiciel de facturation de son client. Si ton client n’a pas de logiciel de facturation et qu’il te charge d’en trouver un. Tu crées un compte avec sa propre adresse, mieux, tu crées une adresse secrétariat – si cela n’est pas déjà fait – que tu pourras utiliser, mais qui reste la propriété de ton client. 

Outil n°5 : Réseaux sociaux et marketing en ligne

Enfin, les réseaux sociaux et le marketing en ligne sont aussi super importants. Là, je tiens à préciser que tu peux très bien ne pas te servir des réseaux sociaux pour promouvoir ton activité, c’est ok. Mais tu peux – si tu le souhaites – t’occuper des réseaux sociaux pour ton client. Cette partie pourrait à elle seule faire l’objet d’un article – je me le note d’ailleurs -. Je pense qu’il faut donc voir cette dernière partie en 3 blocs 

• Les réseaux sociaux eux-mêmes. Que tu dois connaître pour toi, ou pour ton client. Attention, j’insiste qu’il n’est pas OBLIGÉ pour une assistante indépendante d’avoir une présence en ligne. J’ai des clientes qui sont full et qui ne sont pas sur les réseaux sociaux et c’est ok. Par contre, si ton client te le propose ET QUE TU AS ENVIE de le faire, il te faut les connaître. Mais là encore, je mets un bémol (ça fait beaucoup de bémol, mais c’est un important de le dire d’après moi). Tu es assistante indépendante, pas community manager ! Et il y a une nuance. 
• Les outils de gestion des réseaux sociaux.
• Méta business qui va te servir pour Facebook et Instagram. Gratuit, je t’invite à le prendre en main afin de comprendre comment il fonctionne. 
• Buffer, Hubspot et autre Swello sont des logiciels que tes clients peuvent utiliser. 
• Les outils d’aide à la création
• Canva, le plus connu, va t’aider à créer des visuels et des vidéos. 
• Filmora ou Capcut vont te permettre de créer des vidéos, etc. 

Tu comprends donc que dans cette partie, il y a les réseaux sociaux et les outils qui permettent de partager le contenu, mais aussi les outils qui t’aident à créer le contenu. Tu comprends mieux pourquoi cette partie fera l’objet d’un article particulier 🙂 

Voilà, encore un très long article, mais je ne peux pas faire mieux. 🙂 Je te rappelle que la formation “les outils nécessaires à une assistante indépendante” vont t’aider à prendre en main les principaux outils cités dans cet article. La formation est mise à jour régulièrement avec des nouveaux outils au fil de l’eau.