Les prestations à connaître par une secrétaire indépendante

L’article “Les prestations à connaître par une secrétaire indépendante” est une réécriture du billet du blog de Janvier 2021. 

Pourquoi cet article ? 

Souvent en café virtuel ou en atelier, on me demande quelles sont les prestations de bases à maîtriser en tant que secrétaire indépendante. Il y a 2 prestations “classiques” communes à tous entrepreneurs qui sont : 

• La facturation
• La préparation des documents pour le comptable

Ces deux prestations doivent donc être la base de ton offre, si tu ne veux pas faire ces prestations, c’est ok, mais du coup, fais bien attention à ta communication, car ce sont des prestations très demandées.   

J’étais partie pour te faire une liste des prestations à maîtriser pour se lancer et puis, je me suis dit que cela pouvait te faire plus peur qu’autre chose. Je vais en conséquence reprendre mon billet et l’orienter différemment. En effet, mon but est de te rassurer, t’épauler, te motiver et non pas te faire paniquer devant une liste de prestations qui pourraient te freiner ! Oui, je te connais bien, et je sais que si je fais une liste de prestations, tu vas vouloir tout ajouter à ton offre, même si tu n’aimes pas spécialement cela, ce n’est pas du tout le but de ce billet, bien au contraire. 

 Alors, on réoriente le sujet et je vais te dire… il n’y a pas de compétences à maîtriser quand tu te lances ! Et là, tu vas me dire que je divague… Non, tu vas comprendre ce que je veux dire !

Pars de ce que tu aimes faire. 

Quand tu te lances en tant que prestataire, tu te lances généralement vers une prestation que tu aimes faire. Ce qui veut dire que tu maîtrises un minimum généralement ou alors pour laquelle tu penses avoir des compétences ou au moins une appétence. Nous y voilà. Exemple, dans tes précédents jobs, tu étais toujours celle qui organisait les choses. C’est toi qui gérais les projets, organisais le travail, vérifiais que tout était fait dans les temps, etc. 

Eh bien naturellement, tu pourrais être le bras droit d’une personne qui n’est pas organisée et qui a besoin de toi pour la booster, respecter les deadlines, et valider que le travail est bien réalisé par tout le monde !

Tu comprends ? Sers-toi de ton expérience, de ce que tu aimes faire pour créer ton offre.  Commence par ça, le reste viendra ! Cela va te permettre de partir en ayant un minimum confiance en toi. 

Et même si tu n’as jamais fait de secrétariat (j’ai des clientes qui sont en totale reconversion), il est tout à fait possible d’apprendre les compétences “basiques” et te lancer, si tu es quelqu’un qui s’adapte, aime apprendre, etc. C’est exactement ce que j’ai fait. J’ai adoré apprendre tout, me remettre en question, revoir les bases. C’est hyper challengeant, motivant et gratifiant. 

Mais là encore attention, il y a des personnes pour qui “juste créer leur entreprise” est challengeant. Et c’est ok. Tout le monde n’a pas besoin de challenges. Certaines voudront juste créer leur emploi pour ne pas avoir de patron sur le dos, et c’est ok. 

Il faut juste prendre en compte que créer une entreprise c’est du travail, mais c’est un autre sujet 🙂 

La suite viendra au fur et à mesure

Une fois que tu pars avec ton package de bases de prestations que tu maîtrises et/ou kiffes, ton client pourra te demander des tâches annexes. À toi de savoir si tu as envie de te former, de réaliser ces tâches ou non. Et en fonction, tu vas ainsi élargir tes compétences, etc.

Et je te rassure, cela se fera naturellement. 

Je te rappelle que quand je me suis lancée, je n’avais JAMAIS été secrétaire, j’avais juste mon bac compta et mon BTS assistant de direction datant de plus de 20 ans en poche ! J’ai commencé par du secrétariat classique, puis j’ai ajouté une prestation, puis une autre et j’ai fini en gérant la totalité de l’administratif d’un bureau d’études de 7 personnes. Un pas à la fois, j’ai appris. 

J’ai aussi réalisé des prestations qu’ils étaient impossibles d’apprendre à l’avance, comme je t’en ai parlé dans cet article.

Donc pour revenir au sujet de base, il y a des prestations qui sont communes à chaque entreprise. Ce sont celles-ci qui me semblent importantes à maîtriser pour toi. A minima les 2 prestations que j’ai citées au début d’article. Mais attention, quand je dis maîtriser, je ne veux pas dire qu’il faille tout savoir sur tout. Là encore, il y a une nuance. 

Tu ne peux pas tout maîtriser

Une des prestations de base est la facturation. En effet, toutes les entreprises facturent, c’est le nerf de la guerre. Par contre, il se peut que l’une utilise tel ou tel logiciel, qu’une autre facture tous les jours, et une autre tous les mois. Il se peut encore qu’une ait besoin de faire une proposition de prix détaillée, une autre aura juste besoin d’avoir un facturier, car elle vend des bijoux… Chaque entreprise peut avoir une situation différente. Ma dernière cliente, facture principalement à l’étranger, une fois avec TVA, une fois sans TVA, une fois l’impôt est payé par le pays de la prestation, une fois non. Il est IMPOSSIBLE de tout savoir sur tout ! Donc NO Stress. 

Mon conseil n’est donc pas de maîtriser parfaitement la prestation facturation, mais de savoir exactement où avoir l’information fiable quand tu en as besoin. Ton client facture à l’étranger ? Quid de la TVA dans ce cas ? 

L’important, plus que de maîtriser la prestation, est de savoir où trouver la JUSTE information. Et là, appuie-toi sur le comptable, le service juridique, voir des prestataires ou partenaires que tu sais fiable. 

Le plus important est de savoir où trouver l’information

En effet, le plus important n’est pas de savoir tout, mais de savoir où trouver l’information fiable. C’est cela qui va te donner confiance en toi. Que tu saches ou que tu ne saches pas faire, ce n’est plus un problème, car tu sais que tu as les ressources pour trouver la réponse. 

Et c’est ça, je pense le plus important. C’est aussi ce que les filles viennent chercher dans l’accompagnement que je propose et c’est comme cela qu’on fonctionne. Il  y a beaucoup de formations dans l’accompagnement, mais elles ne font pas tout, juste elles savent que c’est là quand elles en ont besoin. Elles savent également que si elles ne savent pas faire, il y a une communauté de copines qui pourront les aider. Et c’est ça le plus important. La confiance en le fait que tu sauras trouver les ressources. 

Si malgré tout, tu veux acquérir des compétences, tu peux aller jeter un œil dans la rubrique formations en ligne, tu y trouveras : 

• Une formation sur les marchés publics
• Une formation pour t’aider à devenir assistante d’organismes de formations
• Le pack de formations de bureautique qui comprend des logiciels à maîtriser dans nos métiers. 
• D’autres formations arrivent d’ici l’année 2023 ! 

Et si tu te sens seule ou perdue et que tu as besoin de te faire accompagner pour créer ton entreprise, réserve un café virtuel avec moi ! 

Dans tous les cas, sache tu es capable et que tu as toutes les ressources en toi pour y arriver.