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Je trouve important d’évoquer dans ce Mag’ les outils d’organisation afin de vous aider au quotidien, mais je devais réfléchir à la façon de le faire. 

Une fois n’est pas coutume, ce mois, nous n’allons pas parler d’outils “à proprement parler”, mais nous allons plutôt faire une grosse introduction. 

Je pourrais vous balancer le nom d’un outil, pire encore vous proposer un outil magique qui me rapporte de l’argent grâce à un lien d’affiliation. Ce n’est pas dans mes valeurs et contre tout ce que je véhicule depuis le début de mon activité. Je vais donc organiser mon message autrement. 

Je vais d’abord vous parler de l’importance de s’organiser en tant que secrétaire indépendante. 

Je veux aussi vous dire qu’il n’y a pas d’outils magiques, (pour les avoir tous testé, l’outil génial que tout le monde propose sur la toile (notion, pour ne pas le citer, a été le pire outil pour moi). 

Si je fais ce billet, c’est aussi pour vous éviter cette déconvenue. Parce qu’au-delà d’avoir perdu du temps et de l’argent (oui, parce que j’ai utilisé la version payante, tant qu’à faire) j’ai aussi eu une grosse baisse de confiance en moi. Pourquoi je n’arrive pas à m’organiser, je suis vraiment trop nulle, pourquoi tout le monde trouve cet outil génial et pas moi et j’en passe. Tout cela pour un outil ! 

Alors oui, je me suis vite reprise et oui je suis vite passée à autre chose. 

Mais je pense aussi à toi, qui peut être un peu plus fragile peut-être. Parce que tu ne trouves pas de clients, peut-être parce que tu n’as pas un entourage bienveillant qui te rassure. Et bien, tu peux vite finir en dépression avec ces conneries (j’exagère à peine). 

Voilà pourquoi il me semble important, donc, de partir de la base. 

Il n’y a pas d’outils magiques ! 

Ce qui fonctionne pour l’une ne fonctionne peut-être pas pour d’autres. Je suis en train de rédiger cet article sur un cahier, que je dicterai ensuite à mon ami Google. C’est ma façon de faire. Pas productif, pas écologique, grave ! Mais au moins les articles sont faits. C’est le principal tu ne crois pas. Bref revenons au sujet.

Quel est le but des outils d’organisation ? Et pourquoi est-ce important finalement ?

1- Pour libérer ton cerveau ! 

Ton cerveau est fait pour penser, créer, imaginer pas retenir ! Pour cela, il y a des outils. Donc, n’encombre pas ton cerveau avec des numéros, des process, des éléments qui peuvent être confiés à un outil.

2- Pour te rassurer !

Tu dois faire confiance à ton outil. Il te rappelle que tu as un rendez-vous tel jour, à telle heure ! Et te rappelle que tu dois faire telles actions pour tel client à telle date. Quel confort de ne doit pas avoir tout cela  dans ta tête et de te reposer sur cet outil. 

3- Te faire gagner du temps ! 

Tu paramètres une fois ton outil et basta. Le reste est automatique. Tu dois envoyer un mail tous les lundis à telle personne. L’outil te le rappelle chaque semaine. 

J’ai adoré utiliser le Bullet journal pour mon activité. Je ne suis pas créative, donc j’avais juste des écritures et des tableaux. Tout était consigné dans mon bujo. Sauf que quand mon carnet a été terminé au bout de trois mois, j’ai pas eu le temps ni l’énergie de tout refaire. Et c’est frustrant de devoir refaire tous les trois mois. Ça m’a découragé. 

L’outil d’organisation que tu utilises doit donc : 

Être fiable !  Condition sinequanone,  sinon cela va être pire que tout. Fiable veut dire que tu as confiance en ton outil. Que ce n’est pas un outil bidouillé qui peut perdre les infos à tout moment. Et fiable dans le sens que tu ne réfléchis pas à l’utiliser. C’est évident que telle chose à est dans cet outil pour toi. Si tu commences à avoir des éléments partout, ce n’est pas fiable

 Te correspondre à toi ! Et rien qu’à toi !

Pendant longtemps, après avoir créé ma micro, j’ai fonctionné avec un simple carnet et une liste de tâches. Puis j’ai eu deux clients chez qui j’allais deux fois par semaine et j’ai adopté un agenda type étudiant ou je notais une fois sur l’autre ce que j’avais à faire. Ensuite, j’ai dû passer à l’agenda électronique, parce que j’ai automatisé les rendez-vous des cafés virtuels. Puis j’ai commencé à faire des formations, à travailler avec d’autres personnes, je suis donc passée à deux outils de gestion de projet.

 Correspondre à tes besoins et à ton fonctionnement.

Notion n’a pas fonctionné pour moi car il est trop puissant et trop vierge. Notion et une page blanche et tu dois créer l’outil pas à pas. Comme j’ai besoin d’être drivée, de m’appuyer sur quelque chose, cela n’a pas été pour moi. Alors j’ai essayé d’adopter l’organisation des autres, mais SCOOP ! Cela ne fonctionne pas pour moi. Peut-être que cela fonctionnera très bien pour toi. Mais si cela n’est pas le cas, ne remet pas en cause tes compétences, ni tes capacités, ni toi d’ailleurs. Retente avec autre chose mais prends le temps de bien travailler les bases en amont.

Les questions que tu dois te poser avant de choisir un outil d’organisation

  • De quoi as-tu besoin ? 
  • Es-tu bloqué actuellement dans ton organisation, si oui quoi ? 
  • Préfères-tu plutôt le papier ou l’électronique ? 
  • Dois-tu partager avec des autres ou non ? 
  • Est-ce que tu as besoin d’un outil compliqué avec automatisation (ce qui voudrait dire que tu as déjà une réalisation fiable et qu’il te faut l’outil qui va améliorer tes process)

Comme tu peux le voir, le choix des outils est stratégique et dépend de toi et uniquement de toi. 

Il me semblait important de rappeler tout ça avant de te parler des outils. 

Si tu as des questions, n’hésite pas à réserver un café virtuel avec moi ! 

Au prochain article pour la suite de cette saga des outils 🙂

Les principaux outils d’organisation tels que Trello, Clickup et  Asana seront ajoutés au pack de formation de bureautique en décembre 2022. 

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