IlovePdf, l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes

Dans cet article, je te présente ILovePdf l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes et aux assistantes virtuelles. 

Il s’agit d’une réécriture du billet publié dans le Mag’ de Janvier 2021. 

Les PDF sont incontournables dans toutes les entreprises.

J’en ai beaucoup beaucoup utilisés lors des appels d’offres quand il fallait mettre en page les candidatures où il y avait 5 ou 6 entreprises. L’enjeu était de structurer tous les PDF des 5 ou 6 entreprises dans un seul, pas trop lourd s’il vous plait. Si tu veux en savoir plus sur les appels d’offres, je te propose une formation complète ici. 

J’ai longtemps été une adepte de SAMPDF, j’avais d’ailleurs fait une vidéo sur cet outil, mais ça, c’était AVANT ! Avant de trouver mon chouchou ILovePdf.

En tant que secrétaire indépendante, tu dois souvent traiter avec des PDF, soit les modifier, soit les assembler (ce qui est super méga facile quand on a 1 mac devient une grosse galère avec un PC !). Il m’arrive aussi de basculer des PDF en Word pour pouvoir les traduire plus facilement, ou encore de compresser les PDF avant de les envoyer. 

Soyons clairs ! Un PDF n’a pas pour vocation d’être modifié ! C’est d’ailleurs le principe du PDF (savais-tu que PDF veut-dire Portable Document Format ? Non, moi non plus, c’était l’info inutile du mois ^^), adobe écrit avoir inventé les PDF pour sécuriser la présentation et l’échange de documents, quels que soient le logiciel, le matériel et le système d’exploitation utilisés. 

Sécuriser… En effet, avant impossible de modifier un PDF, mais aujourd’hui cela n’est plus vrai. 

Attention, ce n’est pas parce que c’est possible qu’il faut le faire ! 

Je ne te conseille de ne pas modifier des factures, ou autres documents de ce type. C’est interdit et cela peut te coûter cher ! 

Cela étant dit, tu peux modifier des PDF pour des bonnes raisons ! Tu as déjà reçu le PDF où tu dois remplir plein de champs, avant il te fallait imprimer, remplir (avec une écriture parfois illisible) et scanner. Aujourd’hui, tu peux remplir directement ces champs grâce à ILovePdf! (Si le PDF n’a pas de champs directement saisissables comme on le verra dans un prochain article)

Voyons à quoi ressemble l’outil : 

ILovePdf est très simple d’utilisation et très simple à comprendre. C’est vraiment facile de comprendre son utilisation, tu as juste à chercher le module dont tu as besoin, cliquer dessus et hop, le tour est joué. 

Comme tu peux le voir tu peux faire PLEIN de choses avec ce logiciel. 

• Fusionner PDF : Je l’utilise notamment pour les marchés publics pour réaliser le dossier administratif par exemple. Super pratique ! 
• Diviser PDF : Là encore, quand un partenaire t’envoie la présentation de son entreprise qui fait 146 pages, j’ai tendance à supprimer des petits bouts. 
• Compresser PDF : Celui-là je m’en sers pratiquement tous les jours pour mettre mes documents de la formation sur Podia. Super pratique, tu peux choisir le degré de compression. 
• PDF en Word : Pour les formulaires à remplir, par exemple, tu peux faire le choix de les basculer en Word pour remplir les champs plus facilement. 
• PDF en PowerPoint : J’avoue n’avoir jamais eu besoin de cette option, mais pourquoi pas. 
• PDF en Excel : Je n’ai pas aimé le rendu, mais je pense que cela dépend des documents. 
• Les 3 autres n’ont pas d’intérêt pour moi, car tu peux enregistrer sous PDF dans Word, Excel et PowerPoint (si tu dois te servir de ça, ça veut dire que tu devrais acheter le pack de formations de bureautique – je dis cela, je ne dis rien ^^)
• Modifier PDF, là c’est merveilleux ! Vraiment 

Dans l’utilisation, c’est simple, comme je te l’ai dit. Si tu veux modifier un PDF, tu cliques sur modifier un PDF et tu arrives ici. 

Tu as juste à sélectionner ton pdf et le glisser déposer (tu peux cliquer sur sélectionner le fichier et aller chercher le fichier dans ton ordinateur. 

Voici ce que cela donne quand j’ai ajouté mon document :

Et là, tu peux modifier avec les options qui s’offrent à toi : 

Ajouter du texte, une image, des formes, voire écrire directement via les petites icônes en haut à gauche du document. Je vais ajouter un élément avec le stylo : 

Regardes mon gribouillis. 

Et ensuite tu cliques sur modifier PDF, le gros bouton rouge en bas à droite. 

Et tu as juste à télécharger ton nouveau PDF modifié 

Et voilà ! 

Hyper simple, tu comprends pourquoi je dis :  « IlovePdf l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes ». Il me facilite tellement la vie ! 

Comme je te le dis, c’est très simple. 

Revenons à notre liste des différentes options qui s’offrent à toi : 

• PDF en JPG : Cela peut être utile parfois si tu veux faire des visuels avec Canva par exemple
• JPG en PDF : Là encore, tu prends ta carte d’identité en photo pour l’envoyer à un organisme, mais les formats acceptés ne sont que PDF. Ce n’est plus un problème ! 
• Numéros de pages : J’adore cette option ! J’aime qu’il y ait des numéros de pages sur mes documents. 
• Filigrane : si vous voulez protéger vos documents avant de les envoyer à vos clients, BAM ! Un filigrane super facilement ! 
• Faire pivoter un PDF : généralement les logiciels de lecture de PDF propose cette option. 
• HTML en PDF : Peut-être utile si vous faites relire votre site par exemple. 
• Déverrouiller PDF : Hum, là j’aurais tendance à dire que s’il est verrouillé, c’est qu’il y a une bonne raison… mais bon… vous avez l’option ici 
• Protéger PDF : Je pense que le sujet parle de lui-même et que je n’ai pas besoin d’expliquer. 

Avec ces dernières options, vous pouvez : 

• Organiser vos PDF, ça, c’est top encore une fois pour les appels d’offres quand vous devez travailler avec des partenaires, mais pas que. 
• Transformer en PDF/A, je n’ai jamais fait, mais je pense qu’on devra tous y venir un jour. C’est une normalisation d’archivage. 
• Réparer les PDF endommagés, ça, c’est aussi super utile (quand cela fonctionne…) 
• Et enfin signer les PDF. Attention pour cela il vous faudra un certificat d’identité numérique. 

Comme vous pouvez le voir, Ilovepdf est un outil super complet, surtout GRATUIT ! Je l’utilise quasi tous les jours. Je vous conseille donc de le mettre en favoris, car si vous ne connaissiez pas, vous allez comme moi l’adopter à coup sûr ! 

Vous pouvez vous connecter à ILovePDF ici. 

Je te rappelle qu’il y a plein d’autres outils à découvrir sur ce site. Un outil qui a changé la vie de beaucoup d’entrepreneurs après la lecture du Mag’ est Clockify. Tu peux lire mon article sur cet outil par ici.