Le témoignage d’Aubéline : Comment une assistante indépendante peut aider une community manager.

Dans cet article, je vous livre le témoignage d’Aubéline, qui nous explique comment une assistante indépendante peut aider une community manager.
Vous pourrez lire les freins de la délégation, ce qui a motivé Aubéline à passer à l’action, ainsi que les tâches qu’elle confie à son assistante indépendante.

 Hello Aubéline,
Tout d’abord merci d’avoir accepté de partager avec nous ton expérience ! J’ai souhaité échanger avec toi, parce que tu m’as confié avoir passé le cap de te faire assister dans ton activité récemment. Il m’a donc semblé intéressant d’échanger avec toi sur ce qui a motivé ton choix et ce qui t’a décidé à passer le cap et faire appel à une assistante indépendante.

Hello hello ! Merci à toi pour cette belle proposition ! C’est avec grand plaisir que je réponds à tes questions. C’est toujours enrichissant de formuler, d’écrire, de déposer une situation qu’on vit, une expérience, …

Tout d’abord, peux-tu nous présenter ton activité ?
(Depuis quand tu es lancée et ce que tu fais.)

Je suis community manager. Cela fait maintenant 2 ans que j’accompagne les artistes, les indépendants et les petites entreprises dans la gestion de leurs réseaux sociaux (principalement Facebook, Instagram et LinkedIn). Je fais du coaching, des formations et aussi de l’accompagnement global où je gère à 100% la page de mes clients. Je suis basée à Bruxelles, en Belgique. J’ai débuté il y a 2 ans, mais concrètement, j’ai déployé mon énergie et l’activité s’est mise à décoller en novembre 2020, il y a donc 1 an.

À quel moment as-tu ressenti le besoin de te faire aider par une assistante indépendante ?

Comme tu l’as mentionné au début, c’est tout récent ! J’ai senti que si je voulais me concentrer sur le travail que j’aime faire, à savoir rédiger du contenu au nom de mes clients, il fallait que je délègue certaines choses. Donc plus ou moins 1 an après le réel départ de l’activité.

Est-ce qu’il y a eu un moment avant que tu comprennes qu’une aide est la bienvenue et le moment de passer à l’action ?

Oh oui ! Il y a pas mal de choses qui peuvent freiner ce passage à l’action. Tout d’abord l’aspect financier, le pratico pratique, je dirais, puis ensuite les fameuses croyances limitantes et des tonnes de questions : suis-je en position d’échec si je ne sais pas tout faire toute seule ? Est-ce le bon moment ? Est-ce que je gagne suffisamment d’argent pour me permettre de faire appel à une assistante indépendante ? Est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Est-ce qu’il ou elle pourra réellement m’accompagner ? Vais-je savoir déléguer ? Que vais-je déléguer ? Est-ce que je serai satisfaite de son travail ? Ne vais-je pas être trop exigeante ou trop déçue ? Et j’en passe !

Quels étaient tes principaux freins à faire appel à quelqu’un pour t’aider ?

Nous y voilà. Pour moi, c’était réellement l’aspect financier, la peur du travail mal fait (le fameux dicton : « on n’est jamais mieux servi que par soi-même ») et j’avoue aussi, un peu le regard des autres (accepter de me faire aider, ce n’est pas mon fort, j’apprends de jour en jour !) 

Quel était ton état d’esprit avant de faire appel à ton assistante indépendante ?

J’accumulais une certaine fatigue, je me sentais un peu octopus à faire 2 activités en même temps au final… Mon métier, ce n’est pas de gérer de l’administratif. Je suis contente de l’avoir fait, de savoir que j’en suis capable, mais ça me prenait trop de temps et c’est du temps que je ne pouvais pas consacrer à mon activité, à ma clientèle.

Qu’est-ce qui a fait que tu as finalement passé le cap ? 

Les demandes des clients qui affluaient… Je recevais vraiment beaucoup de demandes de nouveaux clients et je me suis rendue compte que je n’allais pas réussir à gérer tous les nouveaux contrats + les renouvellements + Les factures, etc, … De plus, je suis passée au statut d’indépendante totale le 1er octobre 2021 et je vais pouvoir facturer et déduire la TVA à partir de janvier, ce qui demande une comptabilité trimestrielle. Il faut donc être au taquet sur les notes de frais, que tout soit prêt à être envoyé au comptable tous les 3 mois et je me suis dit que j’avais besoin d’une personne relais sur qui m’appuyer pour ce genre de tâches. 

Qu’est-ce qui était important pour toi dans cette collaboration ?
(Le choix de ce que tu devais déléguer, que la personne soit sur place, que la personne connaisse ton métier par exemple ?)

J’avais à cœur que l’assistante indépendante habite ma commune pour différentes raisons. Premièrement, pour une question de facilité, qu’on soit proches pour pouvoir se voir lorsque c’est nécessaire et pour lui transmettre les notes de frais. Ensuite, j’avais envie d’une personne expérimentée à qui je ne devais pas tout expliquer, car ça peut aussi prendre un temps considérable…

Comment as-tu choisi la personne avec qui travailler ? 

J’ai déposé une annonce sur le groupe Facebook de ma commune. J’ai reçu 3 propositions et la 1ère m’a assez rapidement convaincue. Un côté pro sans trop en faire, sympathique, avec de l’expérience. On s’est donc entretenue par téléphone et le feeling est réellement bien passé. Je l’ai invitée à manger afin qu’on passe un moment ensemble et qu’on se raconte nos vies, nos parcours, l’endroit où on se trouve chacune aujourd’hui. L’aspect humain et le ressenti sont 2 choses très importantes dans les collaborations que j’entretiens.

Aujourd’hui, peux-tu nous dire les tâches que tu délègues à ton assistante indépendante ?

Elle s’occupe principalement des factures et des contrats. Elle a une adresse email par laquelle elle communique avec mes clients (en me mettant toujours en copie). Elle trie mes notes de frais et les scanne afin de garder une trace de chaque dépense en cas de contrôle puis, par exemple, la semaine dernière, je lui ai demandé si elle était intéressée de s’occuper des cadeaux que je souhaiterais faire à mes clients en début d’année. Ce sont des actions qui me tiennent à cœur, mais qui prennent du temps. Dans l’annonce que j’avais postée, j’avais indiqué « gestion administrative (factures, contrats, …) et plus si affinités » ce qui l’avait beaucoup fait rire, mais en réalité, c’est vraiment ça. Nous avons convenu ensemble d’un pacte d’honnêteté, on se dit les choses. Donc lorsque je pense à une mission pour elle, je lui demande si elle est ok, si ça lui parle, si elle a envie de l’accomplir. C’est important pour moi qu’elle puisse s’épanouir dans la collaboration.

Peux-tu nous dire comment tu te sens désormais que tu as cette aide dans ton entreprise ?

Je me sens très très bien, ça m’aide beaucoup. Je gagne un temps précieux et je me sens épaulée. Une assistante indépendante est vraiment ce dont j’avais besoin. Ça me donne une sensation d’apaisement, mais aussi d’évolution, comme si mon activité évoluait sur le chemin d’une petite entreprise. C’est une fierté en fait, je pense. Je suis fière de pouvoir me le permettre, fière d’avoir une personne compétente à mes côtés. Mes clients sont aussi contents. Ils l’apprécient et m’ont félicité lorsque je leur ai annoncé son arrivée. Je ne m’y attendais pas.

Peux-tu nous expliquer rapidement et grossièrement comment tu t’organises avec ton assistante pour travailler dans de bonnes conditions ?

Je lui écris quand je veux et elle répond quand elle peut. Globalement, nous avons fixé une fréquence d’1h par semaine pour commencer, mais je sens que cela va rapidement augmenter. Elle est censée travailler le vendredi, mais est très flexible et agit en fonction de son temps libre ainsi que de l’urgence des missions proposées. Ça me convient tout à fait. On fonctionne principalement par écrit, par mail, par WhatsApp et avec un Drive pour se partager les documents.

As-tu un conseil à donner aux futures assistantes indépendantes qui vont lire ton témoignage ?

Je dirais qu’il ne faut pas avoir peur de s’écouter. Si vous sentez que vous en avez besoin, c’est que vous en avez besoin. Ça peut faire un peu peur, mais au final, ce n’est que du positif. Vous vous sentez moins seul.e et vous avez à vos côtés une personne compétente qui va vous faire gagner du temps… Personnellement, aujourd’hui, je n’y vois que des avantages. L’aspect financier est un réel investissement.

Merci beaucoup d’avoir répondu à mes questions.

Avec un immense plaisir chère Stéphanie, merci à toi pour ces super questions !

Vous pouvez retrouver Aubéline sur Facebook, en cliquant ici.