Réaliser la prestation "marchés publics" pour une assistante

Hello !

Je suis ravie de vous retrouver dans ce nouvel article. Aujourd’hui, je vais aborder la prestation “marchés publics”. J’ai envie de vous en parler pour plusieurs raisons.

1- Mon client principal en tant qu’indépendante ne travaillait que par marchés publics, j’ai travaillé pour eux pendant près de 8 ans, autant vous dire que j’ai répondu à beaucoup de marchés.

2-J’ai réalisé une formation pour vous aider à réaliser cette prestation, aussi cet article vient en amont de la formation.

3- Cet article va vous permettre de comprendre un peu mieux tout ce qui gravite autour des marchés publics et vous aider à savoir comment appréhender cette tâche.

Tout d’abord, voyons qui peut réaliser cette formalité ?

Tout le monde ! La preuve, je l’ai fait alors que je ne savais même pas ce qu’était un appel d’offres. Une personne m’a montré comment faire, comme je vous le montre dans la formation et hop c’était parti. Encore faut-il en avoir envie et avoir les compétences transversales nécessaires pour cela.
J’entends par compétences transversales :

Méthodologie et organisation. En effet, répondre à un marché public, ce n’est pas difficile, par contre, cela demande de l’organisation. Surtout pour les gros appels d’offres qui peuvent avoir plusieurs lots, plusieurs co ou sous-traitants, cela peut vite faire beaucoup de paperasse à gérer.
Professionnalisme. En effet, un manque de document, une mauvaise réponse à une question, voire une case non cochée peut avoir de grosses répercussions. (La demande ou non de l’avance, par exemple, peut planter une trésorerie). Enfin, j’englobe dans le professionnalisme le fait de savoir dire non, le fait d’oser demander à son client de vérifier, voire demander de l’aide, si on n’est pas sûre de nous. Et dans les appels d’offres, cela peut vite arriver ^^

Confiance en soi. Là encore, c’est une compétence importante, car vous pouvez avoir à gérer des appels d’offres plus ou moins gros. Alors ce n’est pas hyper grave, nous ne sommes pas des médecins, mais pour répondre à des appels d’offres qui peuvent aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros, vous devez avoir confiance en votre process.

Si vous vous sentez prête, je vous invite réellement à proposer cette prestation, car elle va vous permettre d’ajouter une corde à votre arc, mais aussi augmenter vos tarifs. En effet, comme vous le verrez plus bas un appel d’offres est souvent facturé plus cher qu’une prestation dite classique.

Pour qui réaliser cette prestation ?

De la même façon que tout le monde peut proposer cette prestation, toutes les entreprises peuvent répondre à des marchés publics.

En effet, vous pouvez réaliser cette prestation pour des clients réguliers. C’était mon cas. Cette prestation faisait partie de la gestion quotidienne de l’entreprise pour laquelle je travaillais. J’avais donc chaque mois, 4 ou 5 appels d’offres plus ou moins gros à m’occuper. Autant, vous dire que la compétence organisation était primordiale, comme dit plus haut.

Cependant, j’ai aussi réalisé cette prestation pour des clients ponctuels, et vous le pouvez aussi. En effet, certaines entreprises délèguent uniquement cette partie, car c’est vraiment très administratif. Dans ce cas, je tarifais plus cher, comme nous en parlerons en fin de cet article.

Attention, toutes les entreprises peuvent répondre à des marchés publics, y compris les micros entreprises. Cependant, il peut y avoir des limites, et celles-ci seront imposées dans le marché. Les limites sont souvent dans les assurances ou autres subtilités. Les clients publics peuvent demander des montants minimaux ou des éléments précis. Il faut donc bien vérifier cela.

Entrons maintenant dans le vif du sujet et les marchés publics se détaillent en 4 grandes phases.

Phase 1 : La veille, il s’agit du fait de chercher (et trouver) les marchés publics correspondants à vos clients. Certains clients peuvent avoir recours à des entreprises spécialisées pour cela, mais les plus petites peuvent vous demander de le faire.

Phase 2 : La partie administrative. Pour certains marchés, vous ne pourrez réaliser que la partie administrative, car la partie offre fait partie d’une méthodologie de travail. C’est le cas, pour des bureaux d’études ou des appels d’offres de prestations intellectuelles. Et c’est ok 😉

Phase 3 : L’offre. Pour certains marchés, vous pourrez réaliser l’entièreté du marché ou presque (il faut toujours faire valider par le client, d’après moi). C’est le cas des marchés pour certains travaux, par exemple. J’ai réalisé les offres pour une agence de sécurité par exemple, ou c’était assez facile de déterminer et chiffrer les besoins.

Phase 4 : Le marché non acquis. En effet, il arrive régulièrement, sinon cela serait trop beau, que les marchés soient perdus. Et c’est ok 😉 ! Par contre, notre job est aussi d’aller analyser pourquoi le marché a été perdu et d’améliorer les futures réponses.

Mais, alors concrètement, comment réaliser cette prestation ?

Phase 1 : La veille.

Cette prestation se détache généralement de la réponse de l’appel d’offres, car doit avoir lieu plus régulièrement. Cette prestation n’est pas “productive” à proprement parler, mais elle doit être réalisée de manière méthodique et régulière. Pour que cette phase se passe au mieux, je vous conseille de :

Bien déterminer avec votre client ses attentes.
Bien déterminer le temps maxi et mini pour cette tâche.
Quels sont les premiers critères de sélection et quel est le process de base. (Exemple, en cas de visite, le prévenir XX jours à l’avance et qui doit être prévenu, etc. .
Déterminer le mode de fonctionnement de la veille. Si un appel d’offres peut convenir, quel est le process, etc.

Cette phase se tarifie souvent à l’heure, car plusieurs appels d’offres peuvent tomber la même semaine, etc. Je vous conseille d’utiliser un outil comme Toggl ou Clockify pour mesurer le temps que vous passez pour cette tâche.

Phase 2 : La partie administrative.

C’est finalement la partie la plus rapide, parce qu’une fois que les documents de votre client sont remplis, il n’y a que quelques éléments qui changent. Prévoyez un peu plus de temps en début de trimestre et d’année afin de mettre à jour les documents et c’est ok. Là, encore ayez une méthodologie de travail sûre pour ne rien oublier. Dans la formation, le process de cette partie est déjà en place pour vous. Attention, cette partie peut prendre plus ou moins de temps en fonction des appels d’offres. Un appel d’offre où votre client va partir seul avec un seul lot, sera beaucoup plus rapide qu’un appel d’offres avec co et sous-traitants. C’est pourquoi, là encore je vous propose de facturer à l’heure. Vous pouvez bien sûr donner une estimation pour votre client pour le temps que vous allez passer pour les appels d’offres simples. Aussi, soyez rigoureux, car certains marchés peuvent demander des éléments ou un formalisme particuliers.

Phase 3 : L’offre.

Attention, il a y une partie “administrative” dans l’offre. Remplir un acte d’engagement, par exemple, fait partie de la partie administrative.

Dans un appel d’offre, il y a le dossier de candidature, qui est principalement administratif et que vous pouvez prendre en charge en totalité, et la partie offre. Ici, vous pouvez donc prendre tout en charge, comme dit plus haut, ou juste la partie administrative.

Dans l’offre, vous pouvez donc être amenée à :

Relire et mettre en page le mémoire technique qui peut être créé par votre client ou créer entièrement le mémoire technique.
Mettre en forme les documents demandés dans l’offre
Vérifier le BPU, DPGF, ou autres documents demandés, voire les créer vous-même et les faire vérifier par votre client
Vérifier que tous les documents demandés sont bien présents et sous les bons formats et aux bons noms.

Phase 4 : Le marché a été refusé, analyse des réponses.

Le code des marchés publics oblige les entreprises à la transparence. Aussi, pour chaque appel d’offres, vous saurez qui l’a gagné. Votre client recevra une notification, quand la décision sera prise. Cela va s’arrêter là, par contre, vous pouvez / devez demander la grille de notation afin de connaître la position de votre offre, vos concurrents et les notes en fonction des critères. Ces informations sont super importantes pour pouvoir comprendre l’ensemble du marché. Vous allez ainsi savoir si c’est le prix ou la méthodologie de votre offre qui a pêché. Cela va vous permettre de mieux répondre pour les prochaines fois.

Dans tous les cas, avoir une bonne structure et les conseils que je vous donne dans la formation, vont vous permettre de créer une bonne offre, mais il est toujours possible / nécessaire de l’améliorer.

Enfin, dernier point de cet article, comment tarifer les marchés publics ?

Vous l’avez compris, en fonction de la prestation, la facturation sera différente. La prestation de veille sera tarifée à l’heure et il y aura des moments où vous “travaillerez pour rien” dans le sens où il n’y aura pas d’appels d’offres. Seulement pour le savoir, il faut faire la veille. Vous devez donc pouvoir expliquer tout cela à votre client et être ok avec cela. Il ne faut pas culpabiliser de ne pas avoir de concret à fournir à votre client. Par contre, il faut bien tracker votre temps, afin de pouvoir “justifier de votre temps de travail.

Personnellement, je vous conseille de facturer à l’heure, et cela, pour plusieurs raisons.

Si votre client, n’a rien de construit, vous allez passer du temps à tout mettre en place, à créer les process et à remplir les documents une première fois. Ensuite, cela peut devenir plus routinier, mais pensez bien à inclure les mises à jour des documents.

Aussi, voyez avec votre client, s’il répond toujours seul, ou si cela peut lui arriver de répondre à plusieurs. Le temps passé sur le dossier admin, sera alors différent. Vous ne pouvez alors pas savoir si les partenaires vont répondre vite ou non, ce qu’ils vont vous envoyer comme document. Il m’est arrivé de recevoir des dossiers tout prêt de 130 pages. Il fallait alors ne garder ce que qui était “important” pour l’appel d’offres concerné. En effet, le fait que le partenaire soit un sous-traitant faisant une toute petite partie, ou si c’est un co-traitant qui fait la moitié du marché, son importance dans la candidature n’est pas la même par exemple. Aussi, si votre partenaire a déjà tout préparé à son formalisme et qu’il faut modifier la mise en page pour correspondre au formalisme de l’entreprise de votre client. Le travail de mise en page sera plus important.

J’espère que vous comprenez mieux pourquoi, je préconise la tarification à l’heure. Par expérience, il m’est arrivé de travailler 2h pour un appel d’offre et plus de 2 jours pour un autre pour le même client.

Cependant, je nuance mes propos. Pour un client qui répond toujours de la même façon aux appels d’offre, un forfait peut être envisagé. Dans ce cas, c’est un autre façon de tarifier et le but est de devenir le plus productif possible afin de gagner le plus d’argent possible. Attention, à toujours fournir un travail de qualité, sans quoi, le risque est de perdre le client.

Enfin, j’ai vu certaines assistantes demander un pourcentage du montant de l’appel d’offres gagné. Je ne suis pas pour cette pratique et là encore pour plusieurs raisons :

Et c’est la raison principale, nous ne sommes pas “garantes” – je ne sais pas comment le dire – des compétences, références et expérience de notre client. Aussi, si l’appel d’offres est manqué parce que le client n’était pas le meilleur choix possible. Ce n’est pas la faute de l’assistante. De la même façon, si l’appel d’offre est gagné, ce n’est pas QUE “grâce” à l’assistante. Parce que d’après moi, nous devons apporter la même attention à tous les dossiers. Donc si nous prenons une commission sur les appels d’offres gagnés, est-ce que cela voudrait dire que nous avons mal fait notre travail si l’appel d’offres n’est pas gagné ? Or d’après-moi, ce n’a rien à voir.
Pourquoi je demanderai un % pour un appel d’offres et pas pour d’autres dossiers ? Je crée un dossier pour obtenir une subvention, la subvention est accordée donc j’en prends un % ? Je relance une facture impayée, je prends un % parce qu’elle est finalement payée ? Ce n’est pas ma manière de voir les choses.

Après, comme toujours, chacun fait ce qu’il veut et si la personne qui fait cela est à l’aise avec cette pratique. C’est ok. L’important est que tout le monde soit OK avec le principe.

Voici comment se termine mon article “Comment réaliser la prestation « marchés publics » pour une assistante indépendante ?”

Si cette prestation vous intéresse, mais que vous manquez de compétences, sachez que la formation que je propose vous guide pas à pas pour répondre à vos premiers marchés publics.

Si vous êtes coutumier des réponses aux appels d’offres et que vous souhaitez rebondir sur cet article, n’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire.