Hello les secrétaires indépendantes ! C’est Stéphanie de la Steph’Académie qui reprend la plume pour vous parler de « comment devenir secrétaire indépendante à distance sereinement ».
Ce qui est important dans cette phrase est le mot sereinement ! Oui, parce que souvent mes clients souhaitent devenir secrétaires indépendantes, elles savent qu’elles veulent travailler à distance, mais ont quelques freins sur « comment bien travailler à distance » et du coup, elles se lancent, mais avec une petite appréhension.
C’est peut-être aussi ton cas, c’est pourquoi j’ai souhaité aborder le sujet dans cet article.
Devenir secrétaire indépendante est une chose, mais devenir secrétaire indépendante à distance en est une autre.
Si on enlève toute la partie prospection (mouhaha), devenir secrétaire indépendante sur site, cela peut ressembler à ce que vous pouviez faire en tant que salariée. Au niveau des tâches je parle. Par contre, travailler à distance, autant cela peut être simple sur certaines prestations, mais c’est plus compliqué pour d’autres.
J’ai identifié 3 grosses problématiques que nous allons détailler tout au long de cet article.
Vous avez souvent du mal à vous projeter sur certaines prestations à distance. Je vois souvent passer la question « Quelles tâches je peux réaliser à distance ? ». La seconde question qui revient régulièrement est : « Comment récupérer les documents ? ». Enfin, nous allons terminer par THE sujet « Comment bien s’organiser ? ».
Quelles tâches je peux réaliser à distance ?
C’est une question qui revient régulièrement. Premièrement, je dirais que si vous vous posez cette question, c’est que vous n’avez pas assez travaillé votre offre. En effet, normalement, vous devez connaître votre cible, sa façon de travailler. Vous avez dû imaginer comment VOUS pouvez travailler avec cette cible. Et donc la question ne devrait pas se poser. Mais je sais que tout le monde n’a pas eu la chance de réaliser ma formation où on aborde tous ces points (Clique ici si tu veux en savoir plus sur celle-ci). Je vais donc y répondre ici.
Mis à part le classement et l’archivage et toutes les tâches qui nécessitent que vous ayez des documents en main propre, je pense que tout peut être réalisé à distance quand on a une bonne organisation. Cependant, il peut y avoir des freins matériels qui doivent être soulevés.
Il est possible que les logiciels de facturation de votre client soient sur son ordinateur (Et non pas en ligne donc). Là, vous pouvez prendre la main sur son ordinateur via des outils tels que Teamviewer. Attention, c’est un logiciel qui est payant pour une utilisation professionnelle, ou Anydesk, qui fonctionne sur le même principe.
Grâce à ces outils, vous pourrez prendre en main l’ordinateur de votre client à distance, sous réserve qu’il ne l’utilise pas. (Oui, sinon c’est compliqué, essayez d’utiliser le même ordinateur à deux, c’est impossible, donc là, c’est pareil).
Aussi, souvent, les secrétaires indépendantes ne savent pas si elles doivent facturer les temps d’échanges avec les clients. Parce que les clients les appellent à n’importe quel moment, ou parce qu’ils n’ont pas préparé les échanges en amont.
Mais globalement, donc à part pour les artisans qui ont beaucoup de paperasse et certaines professions, on va dire que le travail à distance est possible.
Deuxième problématique qui revient souvent : « Comment faire pour récupérer les documents du client ? »
Cette question se pose notamment sur 2 points :
Les Factures :
Cette question se pose généralement pour les artisans qui ont tendance à aller chez les clients pour faire leur devis et certains qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique ont tendance à prendre des notes sur des feuilles ou des cahiers. Comment les secrétaires peuvent donc récupérer les éléments. Il existe plusieurs solutions que vous devez choisir en fonction de vous et de votre client.
- Il peut vous scanner les documents
- Il peut prendre les documents en photo et vous les envoyer
- Il peut vous les faire passer physiquement (c’est ce qu’un de mes clients faisait, il déposait les feuilles manuscrites dans ma boîte à lettre)
- Enfin, vous pouvez travailler dans un espace de coworking et il viendrait vous les déposer.
Attention toutefois, comme dit plus haut, si c’est juste les factures, cela passe, mais s’il y a beaucoup de documents, mieux vaut qu’il ait quelqu’un sur site.
Documents comptables :
Je parle ici principalement des frais. En effet, la plupart des factures sont désormais envoyées par mail. Reste donc les tickets de restaurants, les tickets de péages, d’essence, les notes de magasin etc.
Là encore, c’est assez simple. 2 options s’offrent à vous.
- Soit votre client utilise un logiciel qui va traiter directement les frais et les envoyer au comptable directement. Je pense à un logiciel tel que réceiptbank par exemple, mais il en existe d’autres.
- Soit il vous fait parvenir les notes de la même manière que facture dans l’exemple précédent. Le plus simple étant qu’il prenne une photo et que celle-ci soit stockée directement dans un drive que vous partageriez également avec le comptable.
J’ai traité sans problème les notes d’un de mes clients parisiens alors que je suis de Montpellier, sans l’avoir jamais vu. Il m’envoyait les éléments via What’sapp, je checkais sur le relevé de banque et une fois que c’était Ok je mettais dans un drive pour le comptable. D’autres clients mettaient directement dans le drive partagé avec le comptable. C’est donc largement possible.
Devenir secrétaire indépendante à distance demande de l’organisation
L’organisation dépend de la prestation
En effet, une assistante d’organisme de formation peut travailler tous les jours pour son client, si celui-ci propose des formations à distance qui peuvent démarrer à n’importe quel moment. (Si vous voulez en savoir plus sur le métier d’assistante d’organisme de formation vous pouvez cliquer ici). Mais vous pouvez avoir des clients pour qui vous travaillez qu’une demi-journée par semaine. Là, il est préférable de bloquer un créneau réservé à ce client. Vous devez vous mettre d’accord avec le client.
Poser des limites à votre client
Une fois que vous vous êtes mis d’accord avec le client. Que cela soit, je travaille tous les jours pour vous, ou ½ journée par semaine, vous devez respecter ce que vous dites et poser des limites. Si votre client vous appelle 36 fois dans la journée pour vous diffuser l’information au fil de l’eau, c’est à vous de le reprendre et lui expliquer comment travailler. Vous pouvez lui demander de vous envoyer des vocaux sur What’app par exemple, que vous consulterez uniquement quand vous travaillez pour lui. Vous pouvez aussi décider de mettre en place un outil de suivi, type Trello ou todoist afin qu’il puisse vous ajouter des tâches quand il y pense, et qu’il puisse suivre l’avancée de votre travail.
Mettre des créneaux de travail
Que vous ayez défini ou pas des créneaux avec votre client, je vous conseille de vous en imposer afin de mieux vous organiser. Vous devez savoir à l’avance à peu près le temps que vous allez consacrer à vos clients. En fonction des tâches, vous devez savoir s’il est préférable de travailler un peu chaque jour ou faire un bloc de 4 heures, voire 2 blocs de 2 heures. Vous devez montrer l’exemple. Aussi, plus vous faites des mini blocs voire des tâches par ci par là, plus c’est difficile à mesurer et donc à facturer.
Pensez bien à noter les temps d’échange téléphonique comme temps de travail. Cela peut vite être un bon moyen pour que votre client arrête de vous appeler toutes les 5 minutes.
J’ajouterais un dernier point rapport à l’organisation, pour devenir secrétaire indépendante à distance sereinement, travaillez dans de bonnes conditions.
Je ne parle pas forcément d’avoir un espace de travail dédié, j’ai moi-même mon ordinateur dans ma chambre. Par contre, vous pouvez aménager l’espace pour qu’il soit fonctionnel et vous fasse gagner du temps. De manière plus générale voici 3 conseils d’organisation en télétravail.
Avoir accès aux documents facilement
Vous devez avoir des espaces de stockage fiable qui vous permettent de jongler assez facilement d’un client à un autre. Vous devez avoir les documents que vous utilisez le plus à portée de main. Imaginez si vous perdez tous les jours 5 à 10 minutes pour vous installer entre chaque client. Beaucoup d’option s’offrent à vous. Vous pouvez avec des bannettes de couleurs par client. Quand vous travaillez avec le client, vous emportez la bannette, par exemple. Vous pouvez avoir un Trello avec un tableau par client, ce qui fait que vous avez toujours tout à disposition.
Séparer les différents clients
Ça c’est un conseil que je vous donne rapport à ma propre expérience. Tout au début de mon activité, j’avais un Filofax que j’amenais partout avec moi. J’avais un onglet par client et je travaillais ainsi. J’avais aussi un trello unique avec tous mes clients dedans, car je ne le partageais pas avec eux, c’était pour mon organisation personnelle.
J’ai vite vu la limite de ses outils, car pour moi la confidentialité est très importante dans notre métier, et j’étais gênée quand un de mes clients venait pour me parler alors que j’avais mon trello ouvert par exemple. J’ai donc vite compris qu’il fallait séparer les clients. Tu peux choisir un cahier par client, un espace dans ton logiciel d’organisation. Mais part du principe que tout peut évoluer et qu’il est même possible que ton client souhaite partager ton espace trello, par exemple. Il vaut mieux donc l’avoir séparé directement.
Devenir secrétaire indépendante à distance, c’est aussi se fixer des limites
Et si plus haut j’ai évoqué les limites à poser avec ton client, ici je parle de vos limites à vous. Votre client n’est pas là pour voir ce que vous faites, et vous pouvez vous organisez comme vous le souhaitez. Cependant, pensez à faire des pauses ! (Dis la fille qui n’a pas quitté son siège depuis des heures) ! Pensez à fermer votre ordinateur et vous déconnecter ! Et si vous avez convenu 4 heures de travail avec le client, vous travaillez 4 heures. Si vous n’avez pas terminé, vous lui envoyez un mail et vous lui dites où vous en êtes. Libre à lui de choisir de vous laisser finir (et donc vous payer plus) ou attendre la semaine suivante. Ne commencez pas à grignoter 10 minutes par ci, 10 minutes par là… Sans quoi vous allez finir par facturer 80% de votre temps de travail effectif !
Enfin pour finir sur cet article « Comment devenir secrétaire indépendante à distance sereinement ».
Je dois quand même vous préciser que toutes les prestations ne peuvent pas être réalisées à distance. Et c’est ok ! Si votre choix est de ne travailler qu’à distance ! Soit ! Ce client n’est pas pour vous ! Vous pouvez l’aider à trouver quelqu’un qui pourra se déplacer sur site et continuer votre chemin. De la même façon, pas la peine de perdre du temps et de l’énergie à essayer de convaincre un client qui veut une secrétaire indépendante sur site, même si le télétravail est possible. C’est son choix, respectons-le. Votre rôle est de l’informer que c’est possible. Lui expliquer comment cela fonctionne et ce que cela peut lui apporter, mais le choix final reste son choix. Et son choix est ok.
Pour conclure, pour devenir secrétaire indépendante à distance sereinement, vous devez bien comprendre les tâches que vous pouvez réaliser à distance. Vous devez comprendre les points essentiels de l’organisation à distance et bien sûr mettre en place des actions simples pour fluidifier le travail. Enfin votre organisation est un levier à ne pas négliger pour travailler à distance sereinement.
J’espère que cet article vous a plu et n’hésitez pas à partager vos tips pour nos futures consoeurs qui veulent devenir secrétaire indépendante à distance sereinement !