Comment bien préparer son projet d’assistante indépendante

J’ai souhaité aborder le sujet de la préparation au métier d’assistante indépendante en 2 parties.

1- Comment bien préparer son projet d’assistante indépendante

2- Comment bien se préparer pour devenir assistante indépendante

Dans ce premier article, nous allons donc aborder la préparation de l’activité et dans un deuxième comment vous préparer – vous – en tant que personne.

En effet, vous pouvez avoir super bien bossé votre projet, si vous n’êtes pas prête, il ne se passera rien. De la même façon que si vous êtes prêtes, mais avec un projet mal ficelé, il ne se passera pas grand-chose non plus.

Pour répondre à la question “comment bien préparer son projet d’assistante indépendante ?” nous allons tout d’abord rappeler quelques bases,

Je ne suis pas une adepte des “il faut” ou “vous devez”, mais j’ai désormais assez d’expérience pour savoir ce qui est important ou non. Malheureusement, beaucoup se focalisent sur les mauvaises choses. Aussi, je vais vous expliquer certains points en détail pour que vous compreniez bien les enjeux de ces points. Ainsi, vous saurez pourquoi c’est important et les conséquences, si vous ne respectez pas ces fondamentaux.

1- Une assistante indépendante est une entrepreneure.

Ce qui veut dire que vous devez créer une entreprise. Majoritairement, nous choisissons le statut de micro entreprise, il n’empêche que cela reste une entreprise.

Une entreprise se gère et se pilote, il faut donc une vision d’entreprise, une stratégie et des actions. Or, là encore, 80% des personnes que je rencontre en café virtuel ou en atelier, n’y ont pas réfléchi. Pire, certaines calculent leur tarif en fonction de tout, sauf de ce qui est important, c’est-à-dire leur situation.

C’est quand même très étrange que le web regorge de contenu sur la stratégie, sur les plans marketing, etc. Les “Grosses entreprises” ont des départements dédiés, ce n’est tout de même pas pour rien, et toi, tu penses que ce n’est pas pour toi, car tu es une “petite entreprise”, voire pas une entreprise du tout, mais juste “une activité”.

Or, moi j’insiste : Une assistante indépendante est une entrepreneure. Donc, tu dois mettre en place une stratégie, des indicateurs de performances (Kpis), des process et des actions pour atteindre tes objectifs.

Pour visionner la vidéo associée à ce point.

2- Un entrepreneur doit faire des choix.

Vous devez CHOISIR ce que vous souhaitez proposer et à qui.

“Quand tu parles à tout le monde, tu ne parles à personne.” Tu as sûrement dû entendre cette phrase des milliers de fois, mais là encore, souvent, vous pensez que cela ne vous concerne pas. Dans la réalité, en effet, tous les entrepreneurs ont besoin d’une assistante, c’est vrai ! Mais cela ne veut pas dire que tu dois aider tous les entrepreneurs à toi toute seule. Et heureusement !

Mais là encore, les conseils donnés sont souvent mal compris et pour ma part, je pense qu’une assistante indépendante peut se démarquer via 3 domaines :

Votre personnalité. Ce qu’on appelle le personal branding. En effet, si vous aimez le rose ou les paillettes, ne vous en cachez pas. Si vous êtes ultra-organisée, voire une psychopathe du rangement, servez-vous-en ! En effet, votre personnalité peut être un véritable atout pour vous démarquer. Par contre, attention ! Ne vous forcez pas ! Jamais ! Restez naturelle et assumez-vous. Mais ne cherchez pas à devenir une autre personne pour une histoire de personal branding.
Votre spécialité. Vous êtes secrétaire médicale ou juridique et vous adorez cela ! Vous adorez l’organisation et vous êtes douées pour structurer, organiser et manager des projets, utilisez ces talents pour vous démarquer. Mais là, encore un bémol. Si vous êtes secrétaire médicale par exemple, mais que cette activité ne vous plait plus, c’est justement le moment d’en changer ! Vous n’êtes pas obligée d’avoir une spécialité non plus !
Le type de clients avec lequel vous voulez travailler. Et là encore, il peut y avoir 2 solutions :

Soit rapport à sa personnalité. Je veux travailler avec des entrepreneurs bienveillants qui ont envie de faire grandir leur activité et qui ont compris la valeur d’une assistante indépendante. Je veux travailler avec les Mamans, etc.
Soit rapport à son activité. Je veux travailler avec les entrepreneurs du Web, c’est le cas des assistantes virtuelles par exemple. Je veux travailler avec les garagistes, les artisans, les vétérinaires, etc. Là encore c’est à vous de choisir ce que vous préférez, mais rien est obligatoire.

Alors, je vois venir certaines, qui vont me dire : “Moi, je veux être polyvalente, c’est bien pour cela que j’ai choisi l’indépendance”. Comme vous pouvez le voir, vous avez plusieurs leviers pour vous démarquer et c’est justement cela tout le travail de l’offre et la beauté de l’entrepreneuriat, vous pouvez faire ce que vous voulez. Mais il faut faire quelque chose pour bien préparer son projet d’assistante indépendante !

Attention ! Il est super important de choisir en fonction de vous ! ET non pas en fonction de :

Ce que vous pensez que vous devez faire
Ce que vous pensez que le client veut
Ce que les autres font.

C’est votre entreprise, c’est à vous de choisir en fonction de vous.

3- Vous devez connaître votre client cible.

En fonction de tout ce qui a été dit précédemment, je vais partir du principe que vous avez bien compris qu’il était important de cibler et que cibler ne voulait pas juste dire : “Je travaille avec les artisans.” Mais pourquoi est-ce si important ?

Connaître les problématiques de votre client va vous permettre de pouvoir répondre à son besoin. Mais attention, je parle de besoin profond, voire de douleur. Là encore, je vois (trop) d’assistantes indépendantes argumenter en disant qu’elles vont faire “gagner du temps et de l’argent” à leur client. Mais ça, c’est une infime partie des problématiques. Si si ! Et le reste ! Quid de ceux qui ne savent pas faire, voire qui n’aiment pas faire. Votre but est de connaître exactement les problématiques de vos clients pour créer une offre qui réponde exactement à celles-ci. Et là plus besoin d’aller prospecter parce que :

vous saurez exactement qui a besoin de vos services et pourquoi
vous saurez exactement où sont ces personnes et comment les aborder
vous saurez les aborder et leur faire exprimer leur besoin
vous saurez vous présenter pour qu’ils comprennent que VOUS êtes la solution à leur problème.

Et croyez-moi, c’est comme ça dans la vraie vie ! C’est ce qui se passe avec mes clientes et la relation qu’elles ont avec leurs clients. Sous réserve que votre offre soit bien structurée, bien sûr !

Partir de votre client vous garantit de faire mouche pratiquement à chaque fois. Mais attention, vous ne faites ce travail de recherche des problématiques de vos clients une fois que vous avez décidé avec qui vous souhaitez travailler. Sinon, on revient au fameux “si tu parles à tout le monde, tu parles à personne”. Et cela prend tout son sens ici. Si vous venez dire à une jeune entrepreneur workalcoolique qui adore son job et que cela ne dérange pas de passer 90 heures dans son business par semaine que vous allez lui faire gagner du temps pour elle ou pour sa famille. Vous êtes complètement à côté de la plaque. Par contre, si vous lui dites que vous allez l’aider à faire croître son entreprise en prenant en charge les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée pour elle afin qu’elle se concentre sur le développement de son activité. Là, il y a des chances qu’elle vous écoute un peu plus.

4- Vous devez maîtriser les prestations que vous proposez

Là encore, je souhaite nuancer mes propos. Je me suis lancée en tant que secrétaire indépendante sans avoir été secrétaire. Je serais donc mal placée pour vous dire qu’il faut maîtriser sur le bout des doigts toutes les prestations. Ce que je veux dire par “maîtriser les prestations que vous proposez” c’est qu’il vaut mieux proposer moins de prestations, voire uniquement les prestations “basiques”, mais les maîtriser. Plutôt que de tout proposer sans rien savoir.

En effet, j’ai des clientes qui sont en totale reconversion. Limite, elles ne connaissaient pas les outils de bureautique quand elles sont arrivées en formation. Mais nous avons travaillé sur :

Les prestations “basiques” communes à tous les entrepreneurs. Nous avons fait des exemples, elles ont créé leur process et elles peuvent donc tranquillement suivre leur process sans stress de ne pas savoir ou mal faire.
Elles savent exactement l’importance dans ces tâches dans l’entreprise et peuvent facilement expliquer au client pourquoi il a tout intérêt à faire appel à elles pour gérer ces tâches. Mais aussi et surtout, elles savent expliquer la prestation de bout en bout, elles peuvent alors accompagner leur client à la mise en place de la délégation.
Leur confiance en elle et notamment le fait qu’il est impossible de tout savoir, mais que l’important est de savoir qu’elles auront les ressources nécessaires le moment venu. Je parle des modules de formation à disposition dans la formation, de leur propre capacité d’adaptation et d’apprentissage, de la communauté prête à les aider en cas de problème et moi, qui suis là en soutient, si elles ont besoin.

5- Pourquoi tout cela est important

Comme vous pouvez le voir, bien préparer son projet d’assistante indépendante prend du temps et demande du travail.

Pourquoi c’est important ?

Tout simplement parce que 80% des personnes que je rencontre en café virtuel ou en atelier qui me disent qu’elles n’arrivent pas à trouver de clients n’ont pas fait ce travail. Et surtout parce que 100% de celles qui ont suivi ces conseils et qui ont travaillé tous ces points trouvent des clients.

Le problème, c’est que tout cela demande du temps, mais aussi de la méthodologie. Et entreprendre, cela s’apprend, comme tout le reste. C’est pour cela que j’ai créé la formation assistante indépendante. Dans la formation, je vous guide pas à pas grâce à 8 modules à travailler sur tous ces points de façon stratégique et méthodique. Cela rend le travail plus simple et surtout plus fun !