Clockify, l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes !

Dans cet article, je te présente Clockify, l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes !

 Une des questions qui m’est souvent posée est « comment tu fais pour mesurer ton temps ou pour facturer au client ». Je vais donc répondre à cette question via cet article.

1- Le meilleur outil est celui qui fonctionne pour vous ! 

Tout d’abord, sachez que le meilleur outil est tout simplement celui qui fonctionne le mieux pour vous. Longtemps, le meilleur outil pour moi a été mon bullet journal où j’avais fait une page « Time Tracker » et c’était très bien comme cela. Avant ça, comme je faisais principalement du site, je n’avais qu’un agenda semainier où je notais « Client 1 : 3h » par exemple…

Donc, testez, et trouvez l’outil qui vous convient le mieux. On peut facilement se laisser entrainer par le syndrome de l’objet brillant et vouloir utiliser le même outil que la copine, car il fonctionne très bien pour elle, or pas pour nous. Non, nous, on veut trouver l’outil qui vous convient. Si dans un premier temps, vous voulez utiliser un agenda papier, parce que vous aimez cela, soit ! Faites-le ! Il sera toujours temps de changer et d’aller vers un outil “plus efficace” au fur et à mesure de votre expérience.  

2-Il existe de nombreux outils numériques inclus dans certains logiciels. 

Cela étant dit, aujourd’hui, je vais vous parler d’outils numériques pour tracker votre temps. Il existe de nombreux « time tracker » et encore une fois à vous de trouver le vôtre.

Par exemple, si vous utilisez Clickup comme logiciel de gestion de projet (L’outil Clickup sera bientôt dans le pack de formations de bureautique), un time tracker est compris dedans, donc pas la peine de chercher autre chose. Autant utiliser l’outil à son plein potentiel.

Il est également possible d’ajouter des extensions Google à certains outils (C’est le cas de Trello par exemple (Trello fera aussi partie des ajouts dans le pack de formations de bureautique)).

Ensuite, vous avez la possibilité d’utiliser des outils dédiés, le plus connu et le plus couramment utiliser est sans conteste Toogl, cependant, je n’ai jamais pu l’utiliser et j’ai choisi Clockify. Je vais vous expliquer pourquoi dans ce billet du mois.

3- Qu’est ce qu’un time tracker ?

Sert à mesurer votre temps. 

Mais avant, cela, revenons au début ! Pourquoi tu nous parles de « Time Tracker » et qu’est ce que c’est que cela !

Oui  Comme je vous l’ai dit au début, une secrétaire indépendante facture généralement à l’heure, et même si cela n’est pas le cas et qu’elle préfère les forfaits, il est important d’analyser le temps passé sur chaque tâche afin de mesurer se rentabilité ou le ROI d’une offre. (ROI = Retour sur Investissement).

En effet notre travail est composé de 2 parties, la partie facturable et le reste. Ce reste étant : la prospection, la création d’offres, la création de contenu, l’auto formation, etc.

Une heure travaillée = une heure facturée. 

Petit rappel une entreprise de secrétariat indépendant est une entreprise et doit donc être traitée comme telle. Si vous avez choisi la facturation à l’heure, alors une heure travaillée = une heure facturée, cela peut aussi vouloir dire que dès que vous travaillez pour un client, vous enclenchez le décompte. Or si cela est facile pour certains clients, cela n’est pas forcément le cas pour d’autres. En effet, vous pouvez avoir un client pour qui il vous faut travailler un petit peu chaque jour par exemple, ou un peu à l’improviste (exemple, vous attendez un appel, vous n’attendez pas l’appel sans rien faire… donc il vous faut couper ce que vous êtes en train de faire pour répondre (ou rappeler une fois que vous avez fini ce que vous êtes en train de faire) et vous devez donc jongler entre 2 clients.

Un time tracker vous aide à mesurer le temps travaillé

C’est là que les « times tracker » entre en jeu ! Vous pouvez paramétrer les outils afin de n’avoir qu’à appuyer sur un bouton quand vous passez d’un client à l’autre. L’outil va enregistrer les sessions de travail et vous faire des rapports détaillés.

Vous pouvez également ajouter des détails afin de détailler encore plus les rapports.

Ces outils vous facilitent grandement la facturation, car vous n’avez qu’à reporter le temps travaillé pour chaque client et exporter le rapport détaillé de chaque client que vous joignez à la facture.

C’est comme cela que je travaille et c’est ce que je vous conseille vivement.

4- Les plus connus

Tout d’abord Toogl et Clockify proposent les mêmes fonctionnalités à savoir de mesurer le temps passé sur chaque projet et de faire un rapport qui peut être mensuel, hebdo ou journalier.

Toogl ressemble à ceci :

Quand vous travaillez sur un projet il vous suffit d’appuyer sur le bouton et de choisir le projet sur lequel vous travaillez, le timer se met en route tranquillement. Une fois votre travail terminé, vous rappuyez sur le bouton pour stopper le timer. Le temps de travail et tout simplement enregistré.

A chaque fin de mois, il vous suffit d’aller dans les rapports et de trier par client.

Ces logiciels sont accessibles et synchronisés sur votre téléphone, ce qui les rend encore plus indispensables !

Comme dit, il existe les mêmes fonctionnalités sur Clockify, donc la question était donc pourquoi j’ai choisi Clockify au lieu de Toogl . 

5-Pourquoi j’ai choisi Clockify ? 

Parce que je suis incapable d’appuyer et d’arrêter le bouton ! C’est couillon hein ! Mais c’est ce qui fait que Toogl est complétement inutile voire me fait perdre du temps, car je suis obligée de rentrer les données une par une.

Longtemps j’ai donc utilisé un calendrier Google ou je trackais tout ce que je faisais dessus. Mais il manquait les rapports, du coup cela ne me servait pas à grand-chose.

Puis, j’ai découvert Clockify, c’est le même logciel avec les mêmes avantages, sauf qu’il a EN PLUS une fonction calendrier et je peux ajouter les tâches directement dans le calendrier.

Voici donc à quoi cela ressemble et pourquoi Clockify est l’outil indispensable aux secrétaires indépendantes ! 

Et là grande joie pour moi, je peux directement faire mes entrées dans ce mode calendrier, comme je le faisais sur Google calendar.

Cet outil a clairement changé ma façon de travailler et je l’adore vraiment ! Une formation détaillée sur Clockify sera disponible également dans le pack de formations de bureautique d’ici peu. D’ailleurs, tous les outils évoqués dans ce billet seront disponibles dans le pack de formations de bureautique.

Je ne peux pas rentrer dans les détails dans cet article, vous le comprenez bien.

Cependant, je sais que tous ces outils sont désormais indispensables aux secrétaires indépendantes, c’est pourquoi j’ai décidé de créer le pack de formations de bureautique. Ce pack est actuellement composé des outils de bases nécessaires à une secrétaire indépendante et va être complété en 2023 par de nombreuses formations complémentaires. Notamment Clokify, Toggl, et l’ajout des outils d’organisation tels que Clickup, Asana et Notion. Le prix du pack aujourd’hui à 127 euros, augmentera à 222 euros dès le 01 janvier 2023, car les formations Asana et Clickup seront ajoutée d’ici le 31 décembre 2022 ! Il passera ensuite à 333 quand toutes les formations seront ajoutées au cours de l’année. 

Vous pouvez tester Clockify en cliquant ici.